چند ترفند ساده برای مدیریت زمان

حواس پرتی نقش مهمی در تاثیرگذاری بر بهره وری روزانه ما دارد. از بررسی رسانه‌های اجتماعی گرفته تا یک چت غیرمنتظره با یک همکار، ما اغلب متوجه نیستیم که هر روز چه زمانی را صرف حواس‌پرتی می‌کنیم. این نوع از دست دادن تمرکز، جریان کار، خلاقیت و بهره وری را مختل می‌کند و به نوبه خود استرس و فشار را بر روی شخص افزایش می‌دهد.

ایجاد عادات جدید و مؤثرتر برای مدیریت زمان به شما این امکان را می‌دهد که کنترل بهتری بر کسب و کار خود داشته باشید و شما را در موقعیتی قوی برای آینده قرار می‌دهد. در این گزارش چند ترفند و نکته برای حذف حواس پرتی‌های روزمره و افزایش بهره وری کار‌های روزانه آورده شده است.

لیست کار‌های خود را از شب قبل بنویسید

زمانیکه فهرست کار‌هایی را که باید انجام دهید از شب قبل آماده کرده باشید، دیگر نیازی به تلف کردن زمان خود برای یادآوری کار‌هایی را که باید در این روز انجام دهید، ندارید. فهرست خود را بخوانید، آن‌ها را اولویت‌بندی کنید و در همان روز انجام دهید.

اولویت‌های خود را تعیین کنید

در فعالیت‌های روزانه، برخی از وظایف مهم‌تر از بقیه هستند. به عنوان مثال، مهلت انجام یک کار ممکن است نزدیک‌تر از بقیه باشد، یا ممکن است مورد این باشد که قبل از انجام کار B، باید کار A را به پایان رساند. تعیین اولویت‌ها اولین قدم برای مدیریت موثر زمان است.

چه کارمند باشید و چه در رتبه‌های سطح بالای مدیریتی قرار داشته باشید، باید تصویر روشنی از اولویت‌های اصلی خود داشته باشید. سپس باید برای دستیابی به اهداف خود برنامه ریزی کنید؟

از انجام چند کار خودداری کنید

در حالی که بسیاری از مردم توانایی خود را برای انجام چند کار تحسین می‌کنند، اما به همان اندازه دلایلی نیز وجود دارد که باور کنیم این کار واقعاً می‌تواند مانع از بهبود مهارت‌های مدیریتی زمان شود. به عنوان مثال، یک مطالعه تحقیقاتی در سال ۲۰۱۱ در دانشگاه کالیفرنیا نشان داد که انجام چند کار می‌تواند بر حافظه کاری و توانایی تمرکز بر کار‌های مهم تأثیر منفی بگذارد.

اگر می‌خواهید مهارت‌های مدیریت زمان خود را بهبود ببخشید، ضروری است که یاد بگیرید چگونه تمام توجه خود را برای انجام درست یک کار متمرکز کنید. بهره وری شما تنها در صورتی بهبود می‌یابد که بر تمرکز و تلاش پایدار تسلط داشته باشید.

نه گفتن را یاد بگیرید

بسیاری از افراد برای اینکه تأثیر خوبی از خود بر جای بگذارند و یا تعهد خود را به کار نشان دهند، یا به این دلیل که نمی‌توانند «نه» بگویند، مسئولیت‌های زیادی را بر عهده می‌گیرند. با این حال بر عهده گرفتن تعداد زیادی از وظایف می‌تواند بر بازده کاری و طرز فکر فرد تاثیر منفی بگذارد.

تعیین محدودیت در میزان حجم کاری که مایل به پذیرش آن هستید می‌تواند به شما کمک کند که زمان خود را مدیریت و روی مهمترین وظایف تمرکز کنید؛ بنابراین ابتدا باید تعیین کنید که انجام روزانه چه مقدار کار برای شما ایده آل است و سپس حجم کاری پیشنهادی را که فراتر از آن است، رد کنید. اگر از اینکه نمی‌توانید کمک کنید، احساس ناراحتی می‌کنید، به هرکسی که از شما این وظایف را خواسته است توضیح دهید که برای انجام کار با کیفیتی که انتظار دارد، وقت ندارید یا اینکه ضرب الاجل‌های مهم‌تری دارید.

از حواس پرتی پرهیز کنید

زندگی روزمره ما قطعاً پر از حواس پرتی است و این حواس پرتی در اغلب موارد مانع بهبود مهارت‌های مدیریت زمان می‌شود. به عنوان مثال، اگر از خانه کار می‌کنید، ممکن است به دلیل وجود موضوعات حواس پرتی بیشتر در خانه نسبت به محل کار، تمرکز بر روی کار برای شما سخت‌تر باشد و قبل از اینکه متوجه شوید، ساعت‌ها از وقت خود را از دست بدهید.

روش‌های عالی برای جلوگیری از حواس‌پرتی عبارتند از کنار گذاشتن تلفن یا خاموش کردن اعلان‌ها و تبلیغات ارسال شده به تلفن همراه و نیز از همکاران خود بخواهید که با طرح مسائل غیر مرتبط کاری مزاحم شما نشوند.

هیدراته بمانید، استراحت کنید و به طور منظم ورزش کنید

حفظ سلامت روانی و جسمی در به حداکثر رساندن بهره وری کار‌های روزانه بسیار مهم است؛ آب بنوشید، حرکات کششی انجام دهید و پیاده روی کنید.

۳ مزیت بهبود مهارت‌های مدیریت زمان

برداشتن گام‌هایی برای تقویت مهارت‌های مدیریت زمان، مزایای زیادی دارد. مدیریت زمان موثر بیشتر از کارآمد بودن در محل کار، می‌تواند به شما کمک کند تا استرس را به میزان قابل توجهی کاهش دهید و بین کار و زندگی خود تعادل ایجاد کنید. در زیر به ۳ مزیت ناشی از بهبود مهارت‌های مدیریت زمان اشاره شده است:

کاهش اضطراب

نتایج یک مطالعه جدید نشان می‌دهد که مدیریت ضعیف زمان نه تنها به بهره وری آسیب می‌رساند، بلکه به سلامت و رفاه انسان نیز آسیب می‌زند. همواره باید به این موضوع فکر کرد که زمان با ارزش‌ترین دارایی ماست.

همه ما این موضوع را می‌دانیم، به همین دلیل است که مدیریت موثر زمان و گذاشتن فضای کافی برای فعالیت‌های اوقات فراغت، سرگرمی‌ها و زندگی خصوصی بسیار مهم است. در غیر این صورت با خطر آسیب رساندن به سلامت روانی خود مواجه می‌شویم و بیش از حد توان، خود را تحت فشار قرار می‌دهیم.

با بهبود مهارت‌های مدیریت زمان، اوقات فراغت بیشتر و بیشتری مهیا می‌شود تا هر طور که می‌خواهید اوقات فراغت خود را صرف کنید.

تقویت تعادل میان کار و زندگی

به گفته روانشناسان، یکی از جنبه‌های مهم مراقبت از سلامتی، اختصاص زمان به تمام جنبه‌های مختلف زندگی است. مدیریت زمان خوب یکی از مؤثرترین روش‌ها برای یافتن هماهنگی کامل میان زندگی شخصی و زندگی کاری است. کار زیاد و اوقات فراغت بیش از حد هر دو می‌توانند به سلامت و رفاه کلی شما آسیب بزنند.

به همین دلیل است که ایجاد تعادل میان این دو می‌تواند به شما کمک کند بدون زیاده‌روی از هر کدام بهترین بهره وری را داشته باشید؛ این موضوع یکی از بزرگترین مزایای تقویت مهارت‌های مدیریت زمان است.

دستیابی به اهداف

اگر عادت دارید که انجام کار‌ها را به تعویق بیاندازید، احتمالاً با سازماندهی روز خود مشکل دارید و دائماً ضرب الاجل‌ها و اهداف خود را به تعویق می‌اندازید. این موضوع نه تنها تمام وقت شما را می‌گیرد، بلکه ممکن است شما را از رسیدن به رویاهایتان باز دارد.

به گفته محققان، ۹۵ درصد از مردم حداقل تا حدی کار را به تعویق می‌اندازند. در حالی که دانستن این موضوع می‌تواند آرامش بخش باشد، اما این موضوع که دریابید چقدر تعلل می‌تواند شما را عقب نگه دارد نیز غم انگیز است.