از سیستم "هات دِسکینگ" چه می‌دانید؟

الهام شیخان | "دسکینگ" یک سیستم ساماندهی اداری است که در آن برای هر کارمند یک میز اختصاصی در نظر گرفته می‌شود. «هات دسکینگ» (hot-desking) به معنای این است که هیچ کس در اداره میز یا صندلی مخصوص به خود ندارد و میز‌های مشترک و فضا‌های اشتراکی اولویت دارد.

با شروع پاندمی ویروس کرونا و خطراتی که برای سلامت جسمانی افراد ممکن است پیش بیاید، تغییراتی در روتین کاری ایجاد شد. مانند کاهش سفر‌ها و تماس فیزیکی، اجباری شدن دورکاری و بهبود بهداشت محیط کاری. شروع این تغییرات در فرهنگ سازمانی است و بدیهی است که معایب و مزایایی به دنبال دارد.

عصر «بدون میز» و آینده ناشناخته آن
قبلا یک قاعده «سرانگشتی» در مورد تجارت وجود داشت: اگر کل هزینه‌های جاری یک شرکت را ۱۰۰درصد درنظر بگیریم، ۹۰ درصد را دستمزد، ۹ درصد اجاره و یک درصد قبض (برق، تلفن، گرمایش و...) تشکیل می‌دهد.

حال اگر شرکت شما در محله‌ای گران‌قیمت و دکوراسیون آن لاکچری باشد، آشپز ماهر و اتاقی مجزا برای استراحت داشته باشد، بدیهی است که هزینه‌ها بالاتر می‌رود. اما بیایید از ۹ درصد به‌عنوان راهنما استفاده کنیم. آن ۹ درصد هزینه‌هایی است که به کارمندان مربوط می‌شود.

در دو دهه گذشته اندازه فضای کاری به نصف رسیده است. این‌طور که معلوم است کارفرمایان ملک و ساختمان اداری خود را کوچک می‌کنند ظاهرا به دلیل محدودیت‌های به‌وجود آمده دوران پاندمی و از کارمندان‌شان می‌خواهند دورکاری کنند و ساعات کاری منعطف را برای کاهش هزینه‌های اضافی ایجاد کردند. به عصر «بدون میز» خوش آمدید.

اقتصاددانان در مورد اینکه بعد از دوران ویروس کرونا بهبود رکود اقتصادی با شیب تند خواهد بود یا تدریجی اختلاف نظر دارند. اما چیزی که بدیهی است این است که ما درحال ورود به یک رکود جدی هستیم. نمودار V شکل به این معنی است که اقتصاد بعد از بحران سریعا به حالت اولیه خود بازگردد و هیچ مانعی در این راه وجود ندارد.

نمودار U شکل نوعی بهبود اقتصادی است که با کاهش تدریجی روبه‌رو می‌شود و پس از آن با افزایش تدریجی به اوج قبلی خود می‌رسد. قسمت غم‌انگیز ماجرا اینجاست کسانی کمتر ضرر می‌دهند که بیشترین هزینه را بپردازند.

دانشجویانی که در دوره رکود اقتصادی فارغ‌التحصیل می‌شوند با حقوقی حدود ۱۰ درصد کمتر شروع به کار می‌کنند. اکثر شرکت‌ها کم‌درآمد می‌شوند و کارمندان برای تامین هزینه‌هایشان دو یا سه شغله هستند. در این رکود اقتصادی ورود کارمندان جدید با خانه‌نشین شدن و دورکاری توام شد.

یکی از پیشنهاد‌های دولت انگلیس برای بازگشت افراد به کار، کاهش تجهیزات و فضا‌های مشترک است. این به معنای از بین رفتن سیستم هات دسکینگ است. طبق قوانین جدید به دلیل خطر انتقال ویروس کرونا، همکاران باید از نشستن روی میز دیگران خودداری کنند.

طی چند سال گذشته و قبل از پاندمی، هات دسکینگ در بین شرکت‌ها بسیار محبوب شد. اکثر شرکت‌ها به سرعت آن را اجرا کردند. شرکت‌های چابک (Agile) به نیاز‌های مشتریان و تغییرات بازار و محیط سریع پاسخ می‌دهند و انعطاف‌پذیر هستند.

هات دسکینگ به این شرکت‌ها این امکان را می‌داد تا در هزینه‌ها صرفه‌جویی کنند. اما در زیر این جذابیت حقیقتی وجود دارد و آن این است که فضای کافی برای همه افراد وجود ندارد.

در حال حاضر در شرایط رکود اقتصادی افرادی که توانایی پیش‌بینی حرکت‌های بعدی بازار را دارند، در حال حرکت به سمت این دنیای جدید هستند، این به آن معناست که افراد باید به‌جای نشستن پشت میز به خانه بروند و از آنجا کارشان را ادامه بدهند.

مارتین سورل، مدیرعامل بزرگ‌ترین گروه تبلیغاتی جهان به نام WPP در آوریل به فایننشال تایمز گفت من در یک سال حدود ۳۵ میلیون پوند برای ساختمان شرکت هزینه می‌کنم. اما ترجیح می‌دهم این هزینه را روی افراد سرمایه‌گذاری کنم تا دفاتر گران قیمت.

در دوران پاندمی شرکت‌ها با هنجار جدیدی مبنی بر کمبود فضای کار روبه‌رو شدند و از کارمندان خود خواستند درصورتی‌که جلسه مهمی در دفتر ندارند، کارشان را در خانه انجام دهند. آنچه محدودیت‌ها در پاندمی به ما آموخت این است که یک مسیر دوقلو برای کار در خانه وجود دارد.

یعنی دو فرآیند همزمان اتفاق می‌افتد، کار و زندگی عادی. اگر به اندازه کافی خوش‌شانس هستید که ملکی با اتاق اضافی یا دفترکار در خانه داشته باشید، انجام کار در آن بسیار عالی به نظر می‌رسد.

اما با توجه به قیمت ملک در شهر‌های بزرگ که چندین برابر حقوق افراد ۲۰ تا ۳۰ ساله است، امکانات مناسبی در اختیار همه افراد قرار نمی‌گیرد. بسیاری افراد در خانه جای ثابتی ندارند و از روی مبل به میز آشپزخانه یا تخت جابه‌جا می‌شوند.

دورکاری رویای بسیاری از کارمندان بود که اکنون به لطف ویروس کرونا به حقیقت پیوسته است. محل کار کارمندان در اینترنت است و جلسات آن‌ها در نرم‌افزار‌های مختلفی انجام می‌شود. کارکردن مانند گذشته به مکان وابسته نیست.

جلسات نیز با حضور افراد به‌صورت مجازی به خوبی برگزار می‌شوند. اما در برخی سازمان‌ها این تغییرات هنوز انجام نشده و انتظار دارند که کارمندان در جلسات و کنفرانس‌ها حضور یابند، اما می‌بینیم که کنفرانس‌ها اکثرا لغو شدند و بهتر است برای حفظ سلامتی خود و دیگران در این جلسات حضوری شرکت نکنیم.

پیش از پاندمی بسیاری از شرکت‌ها آموزش‌هایی را به کارمندان خود ارائه می‌دادند. پیشرفت کارمندان و بیشتر شدن تجربه آن‌ها منوط به تعامل و تبادل اطلاعات با کارمندان باتجربه و قدیمی بود. گفتگو‌های سازنده و آموزش‌های ضروری که احتمالا شاهد حذف آن‌ها خواهیم بود.

همه این موارد به دلیل حضور ویروس کووید-۱۹ اتفاق افتاده و با ظهور عصر «بدون میز» شاید فرهنگ سازمان‌ها دچار مشکلاتی شوند. با وجود این، جوامع از حرکت نایستاده‌اند و کماکان درحال پیشروی به سوی آینده هستند.