برنامه ریزی دقیق و موفق؛ چگونه به همه کارهایمان برسیم؟

برنامه‌ریزی زمانی یک هنر است. طوری که دستیابی به اهداف و اولویت‌های شما را در یک زمان میسر می‌کند. هنگامی که به‌طور موثر انجام شود، به شما کمک می‌کند که:

۱- آنچه را که واقعا می‌توانید از زمان خود به‌دست آورید درک کرده و انجام دهید.

۲- اطمینان حاصل کنید که به اندازه کافی زمان برای انجام وظایف ضروری دارید.

۳- اضافه کردن زمان‌های احتمالی برای مسائل غیر‌منتظره را برای شما میسر می‌سازد.

۴- از قبول بیش از حد مسوولیت‌ها اجتناب کنید.

۵- به‌طور مستمر و پیوسته به سمت اهداف شخصی و شغلی خود کار کنید.

۶- زمان کافی برای خانواده، دوستان، ورزش و سرگرمی داشته باشید.

۷- به یک تعادل خوب در زندگی و کار دست یابید.

۸- به تعهدات خود عمل کنید که این مساله به اعتماد به نفس شما می‌افزاید.

ما هیچ‌وقت نمی‌توانیم زمان را بخریم، اما اغلب آن را به راحتی هدر می‌دهیم یا از آن به‌طور غیر‌موثر استفاده می‌کنیم. برنامه‌ریزی صحیح به شما کمک می‌کند که در مناسب‌ترین زمان به انجام کار‌های خود برسید و شما را در مسیر دستیابی به اهداف خود نگه می‌دارد.

اولین قدم برای برنامه‌ریزی استفاده از یک قلم و کاغذ است. زمان خود را با استفاده از یک برنامه هفتگی تقسیم بندی و سازماندهی کنید. همچنین، می‌توانید از برنامه‌های نرم‌افزاری مانند تقویم گوگل، برگه‌های «کار‌هایی که باید انجام دهم»، تقویم کسب و کار و... استفاده کنید. یک ابزار مناسب با وضعیت، سلیقه شخصی و بودجه خود انتخاب کنید. انتخاب ابزار برنامه‌ریزی مناسبِ خود باعث می‌شود که به راحتی مسوولیت‌های خود را در یک فضایی که بتوانید به وضوح تمام آن‌ها را ببینید داشته باشید و به شما اجازه می‌دهد تا مدت مناسبی از زمان (روز/ هفته/ ماه) همراه با جزئیاتی که به آن نیاز دارید را مشاهده کنید. قدم دوم شناسایی اولویت‌های شما است. انجام چه کار‌هایی در ضرورت و اولویت قرار دارد؟ روز خود را با انواع و اقسام مسوولیت‌ها پر نکنید. هر روز مسوولیت‌هایی را برای خود مشخص کنید که در آن روز توان انجام آن‌ها را دارید و لازم نیست که لیست بلندی از کار‌ها را تهیه کنید. «سنگ بزرگ نشانه نزدن است.» ضروری‌ترین کار‌های امروز را در اولویت قرار دهید و بقیه را پس از اتمام کار‌ها به لیست اولویت خود اضافه کنید و انجام دهید.

وقتی کار‌هایی را که در اولویت هستند در طول روز انجام می‌دهید، در آخر روز احساس رضایت و شادی از خود خواهید داشت و عزت نفس شما بالا‌تر می‌رود. قدم بعدی شناسایی زمان مفید برای انجام کار‌ها است. برای انجام این کار چقدر زمان مفید لازم است؟ برای انجام کار‌های خود چه میزان زمان را می‌خواهید اختصاص دهید؟ برای تفریحات خود چطور؟ برای برنامه‌های شخصی، خانوادگی و دوستانه خود چطور؟ باید مشخص کنید که هر عمل شما تقریبا و واقعا به چقدر زمان نیاز دارد. گاهی ما فکر می‌کنیم که برای انجام بعضی از کار‌ها به زمان زیادی نیاز است، اما در عمل چنین نیست؛ بنابراین تخمین مدت زمان واقعی باعث می‌شود که ترس شما از انجام کار‌ها از بین برود. سعی کنید زمانی از روز که در آن زمان کارآمد‌تر هستید را شناسایی کنید و در آن زمان کارهایتان را انجام دهید. به‌عنوان مثال برخی از افراد در صبح پر انرژی‌تر و کارآمدتر هستند و برخی دیگر تمرکز موثر‌تری در بعداز ظهر یا شب دارند.

قدم چهارم نوشتن برنامه‌های جایگزین است. اگر مسوولیت مورد نظر را نتوانید انجام دهید، آیا جایگزینی برای آن دارید؟ یا وقت خود را هم بیهوده از دست می‌دهید؟ بهتر است که همیشه برنامه‌های جایگزین را برای خود داشته باشید تا به محض منتفی شدن یک کار، سریع آن را جایگزین کنید، در این صورت نه وقت خود را از دست می‌دهید و نه انرژی‌تان را. قدم پنجم شناسایی میزان مناسب خواب، استراحت و تغذیه شما است. اگر بدن شما به میزان کافی استراحت نکند یا غذا به آن نرسد انرژی خود را برای انجام کار‌ها از دست می‌دهید و همچنین از لحاظ روانی در شرایط بدی قرار می‌گیرید. چند ساعت خواب در شبانه روز شما را سر حال نگه می‌دارد؟ آیا خواب عمیقی دارید؟ چه غذا‌هایی به شما انرژی می‌دهند و کمک می‌کنند که شما سرحال بمانید؟

یکی از سخت‌ترین کار‌ها برای برخی از ما شاید این باشد که کاری را بلافاصله پس از تصمیم‌گیری و سریع، همراه با تمرکز زیاد انجام دهیم تا تمام شود. بهترین دیدگاه این است که کار‌های سخت یا همان قورباغه را همان اول قورت دهیم تا راحت شویم! در این زمان لازم است که تمام چیز‌هایی که حواس ما را پرت می‌کنند اعم از موبایل و لپ‌تاپ را کنار بگذاریم و سعی کنیم هر چه سریع‌تر کار را تمام کنیم. فراموش نکنید که اگر بخشی از کار را سریع انجام دهید و برای انجام بخش دیگر وقفه ایجاد کنید، ممکن است که این کار هیچوقت انجام نشود!

بعضی از ما عادت داریم که آهسته کار کنیم، خیلی خوب است، اما بیش از حد آهسته کار کردن باعث می‌شود که زمان را از دست بدهیم و کار کمتری انجام دهیم. تصور کنید که کسی جلوی در منتظر شما است تا زود‌تر به او ملحق شوید. پس زودتر کار خود را انجام دهید تا به او برسید. از مهم‌ترین روش‌هایی که می‌توانید موفقیت را بسازید این است که هوشمندانه برنامه‌ریزی کنید، کار‌ها را در کمترین زمان انجام دهید، کار‌ها را هر چه سریعتر انجام دهید و لیست برنامه کار‌های روزانه را به مرور در طول روز اضافه کنید. همچنین، به دنبال راه‌های هوشمندانه برای انجام سریع‌تر کار باشید. اگر لازم است از دیگران کمک بگیرید، حتما این کار را انجام دهید.

این قدم‌ها شما را برای رسیدن به اهدافتان آزاد می‌کند. اگر متوجه شدید که زمان اختیاری شما هنوز محدود است، پس از آن باید مجددا حجم کاریتان را بررسی کنید یا کمک بخواهید. برنامه‌ریزی صحیح شما به‌عنوان شاهدی برای تعهدات سنگین شما استفاده می‌شود. این کار شاهدی برای اتمام وظایف روز شما است. در آخر روز می‌توانید به لیست خود نگاه کنید و بابت نیرویی که برای انجام این کار‌ها داشته‌اید شکرگزاری کنید و برای خود جشن بگیرید. قرار نیست ما سخت کار کنیم، بلکه قرار است هوشمندانه کار کنیم تا به نتایج دلخواه خود برسیم. این مهم است که برنامه شما زمانی را برای اهداف شخصی و حرفه‌ای شما به وجود آورد.

منبع: روزنامه دنیای اقتصاد