مدیریت زمان و افزایش کاربری با استفاده از پلنر
به ابزار یا وسیله‌ای که به شما کمک می‌کند که وظایف و فعالیت‌های خود را برنامه ریزی و مدیریت کنید و اهداف خود را به صورت سازمان یافته تری انجام دهید، برنامه ریزی پلنر می‌گویند. اصطلاح پلنر یک اصطلاح انگلیسی است و در زبان فارسی به معنای “برنامه‌ریز” است. برنامه ریزی موثر، از کلیدهای موفقیت در مدیریت زمان و کارها محسوب می‌شود.
یکی از روش‌های قدرتمند و عالی برای مدیریت زمان و افزایش کاربری، استفاده از روش برنامه ریزی پلنر است که به افراد این امکان را می‌دهد تا وظایف، پروژه‌ها و برنامه‌های خود را بهتر مدیریت کنند.
در واقع شما با استفاده از ابزارهای هوشمندی همچون دفتر برنامه ریزی پلنر، می‌توانید به طور موثر‌تر و سازماندهی‌تری به اهداف خود دست پیدا کنید. برخی پلنرها کاربری ساده و قابل فهمی داشته شما به راحتی می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید.
اما اهمیت برنامه ریزی چیست و چگونه با استفاده از پلنر می‌توان زمان خود را مدیریت کنیم؟ در این مقاله از سایت توربین تحریر به بررسی کامل این موضوع می‌پردازیم.
برنامه ریزی چه اهمیتی دارد؟
برنامه ریزی در زندگی ما اهمیت زیادی دارد و برای دستیابی به اهداف، بهره وری بیشتر و بهبود کیفیت زندگی لازم است کارهای خود را با برنامه ریزی هدفمند انجام دهید. از اهمیت برنامه ریزی در زندگی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
کنترل بیشتر بر زندگی
شما با استفاده از برنامه ریزی می‌توانید کنترل بیشتری بر زندگی و کارهای خود داشته باشید. تصمیم‌هایتان را با آگاهی بیشتری گرفته و در جهت رسیدن به اهدافتان آن‌ها را به کار می‌گیرید.
بهره وری بیشتر
مدیریت وظایف و فعالیت‌ها با استفاده از برنامه ریزی بهتر انجام می‌گیرد و شما با مشخص کردن اولویت‌ها و زمان بندی دقیق، می‌توانید میزان بهره وری خود را افزایش داده از هدر رفتن وقت جلوگیری کنید.
افزایش اعتماد به نفس
برنامه ریزی باعث دستیابی بیشتر شما به موفقیت‌های کوچک و بزرگ شده و اعتماد به نفس شما را در رابطه با جامعه بیشتر می‌کند. افزایش اعتماد به نفس شما را در مواجهه با چالش‌ها آماده‌تر خواهد کرد.
دستیابی به اهداف
برنامه ریزی، مسیری هدفمند و آگاهانه را برای دستیابی به اهداف برای شما تعیین می‌کند. در واقع با استفاده از برنامه ریزی می‌توانید مسیری واضح و قابل پیگیری را برای رسیدن به آرزوهای خود تعیین کنید.
پلنر چیست؟
به ابزار یا وسیله‌ای که به شما کمک می‌کند که وظایف و فعالیت‌های خود را برنامه ریزی و مدیریت کنید و اهداف خود را به صورت سازمان یافته تری انجام دهید، برنامه ریزی پلنر می‌گویند. اصطلاح پلنر یک اصطلاح انگلیسی است و در زبان فارسی به معنای “برنامه‌ریز” است. برنامه ریزی موثر، از کلیدهای موفقیت در مدیریت زمان و کارها محسوب می‌شود.
پلنرها معمولا یک دفتر کوچک هستند که شما می‌توانید وظایف یا برنامه‌های روزانه، هفتگی یا ماهانه خود را در آن یادداشت کنید. در حقیقت با استفاده از این دفتر برنامه ریزی شما می‌توانید اهداف کوتاه مدت و بلندمدت خود را تعیین کرده و تاریخ‌های مهم را به خود یادآوری کنید. علاوه بر این، وظایف روزانه خود را تقسیم بندی کرده و به ترتیب اولویت‌ها و اهمیت‌ها کارهای خود را برنامه‌ریزی کنید.
اما اگر نمی‌خواهید از پلنر کاغذی استفاده کنید، برنامه‌های کامپیوتری و اپلیکیشن‌های زیادی برای تلفن همراه وجود دارد که برای برنامه ریزی و مدیریت وقت خود می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید.
پلنر کاغذی بهتر است یا نرم افزاری؟
انتخاب پلنر کاغذی یا نرم افزارهای برنامه ریزی به میزان استفاده و نیاز شما بستگی دارد. هر دو روش مزایا و محدودیت‌های دارند که باید به آن‌ها توجه کنید. در ادامه بیشتر مزایا و محدودیت‌های هر دو روش را شرح می‌دهیم:
مزایا پلنر کاغذی (دفترچه برنامه‌ریزی)
۱. حس فیزیکی: معمولا استفاده از پلنر کاغذی حس فیزیکی‌تری داشته و اغلب برای برخی از افراد احساس خوبی ایجاد می‌کند که وظایف و برنامه‌های خود را به صورت دستی و با خط‌کش یادداشت کنند.
۲. سرعت و آسانی: در مواقعی که تکنولوژی و ابزارهای الکترونیکی در دسترس نیستند، پلنر کاغذی می‌تواند بسیار کمک کننده باشد. همچنین نوشتن و ویرایش وظایف در یک دفترچه برنامه ریزی برای شما بسیار آسان‌تر خواهد بود.
محدودیت‌ها
۱. محدودیت ذخیره سازی: به طور کلی دفترچه برنامه ریزی فضای محدودی داشته و حمل و انتقال آن چندان راحت نیست.
۲. کمبود امکانات: پلنر کاغذی امکانات پیشرفتهای مانند همگام سازی، پیگیری پیشرفت، همکاری تیمی و غیره را ندارد.
مزایا نرم افزار برنامه ریزی (مانند پلنر Microsoft یا برنامه‌های مشابه)
۱. قابلیت همگام سازی: نرم افزارهای برنامه ریزی به شما این امکان را می‌دهند که بین دستگاه‌های مختلف همگام سازی را ایجاد کنید. پس در هر جا و هر زمان می‌توانید به وظایف خود دسترسی داشته باشید.
۲. امکانات پیشرفته: نرم افزارهای برنامه ریزی امکانات پیشرفتهای مانند پیگیری پیشرفت، تعیین اولویت‌ها، همکاری تیمی، اشتراک گذاری و غیره را برای مدیریت بهتر وظایف برای شما به وجود می‌آورد.
محدودیت‌ها
۱. پیچیدگی: گاهی اوقات افراد احساس کنند نرم افزارهای برنامه ریزی برایشان پیچیده است. به همین دلیل ترجیح می‌دهند از روش سنتی دستی استفاده کنند.
۲. نیاز به دسترسی به اینترنت: برای این‌که بتوانید از نرم افزارهای برنامه ریزی استفاده کنید، باید به اینترنت دسترسی داشته باشید.
روش برنامه ریزی با پلنر به صورت گام به گام
۱. انتخاب پلنر
قبل از هر کاری باید پلنر مناسبی را برای خود انتخاب کنید. شما می‌توانید از پلنرهای کاغذی با فضای برنامه ریزی روزانه، هفتگی یا ماهانه استفاده کنید یا اپلیکیشن‌های موبایل یا نرم‌افزارهای کامپیوتری برنامه ریزی را به کار بگیرید.
۲. تعیین اهداف
پس از انتخاب پلنر، باید اهداف اصلی خود را تعیین کنید. اهداف شما ممکن است شامل اهداف کوتاه مدت مانند انجام کارهای روزانه و هفتگی باشد. یا اهداف شما بلند مدت بوده و برای انجام پروژه‌ها یا رسیدن به اهداف حرفه‌ای و شخصی از پلنر استفاده کنید.
۳. برنامه ریزی روزانه و هفتگی
با شروع روز یا هفته، حتما برنامه ریزی روزانه و هفتگی خود را انجام دهید. این برنامه ریزی برای تعیین وظایف و برنامه‌هایی است که باید در طول روز یا هفته انجام دهید. تعیین اولویت و زمان بندی دقیق کارها به شما کمک کند تا زمان خود را بهتر مدیریت کنید.
۴. ثبت موعد‌ها و تاریخ‌ها
همیشه تاریخ‌های مهم، مهلت‌ها، جلسات و نشست‌ها را در پلنر خود یادداشت کنید.
۵. پیگیری و بررسی
به صورت منظم پلنر خود را به روزرسانی کرده و در پایان هر روز یا هفته، وظایف انجام شده را علامت بزنید. سپس برای روزها یا هفته‌های آینده دوباره برنامه ریزی کنید.
