از مزایای «مدیریت زمان» غافل نشوید!

دکتر حسین بهبودی | «مدیریت زمان» در محل کار و حتی فراتر از آن، در زندگی روزانه، چهار مزیت دارد. اما دستیابی به این مهارت به همان اندازه که ساده تصور می‌شود، سخت می‌تواند باشد.

یک مطالعه علمی نشان می‌دهد افرادی که محل کار برایشان دلچسب است و «به استرس دچار نمی‌شوند»، زمان را هم از دست نمی‌دهند. همچنین انجام «کار‌های سخت و ناخوشایند» ساعت مشخصی دارد که رعایت آن نیز توصیه شده است.

شاید عادلانه‌ترین عنصری که در این دنیا به درستی و به یک میزان بین انسان‌ها تقسیم شده و بین فقیر و غنی تفاوتی قائل نشده اختصاص زمان به آن‌ها بوده است، چرا که همه در طول روز و شب فقط ۲۴ ساعت وقت در اختیار دارند نه کمتر و نه بیشتر. زمان چیزی است که قابل خرید و فروش، قرض دادن یا پس‌انداز کردن نیست. زمان به سرعت می‌گذرد بدون آنکه کسی قادر باشد کنترلی روی آن به عمل آورد.

امر مهم اینکه چگونگی گذشت زمان به تک تک افراد بستگی دارد. مدیریت زمان موارد خارج از حیطه اختیارات شما را تغییر نمی‌دهد بلکه شخص شما و روابط با پدیده‌های دیگر را تغییر می‌دهد، بنابراین افرادی که زمان خود را تحت کنترل خویش در می‌آورند از مزایای بی‌شمار آن نیز بهره‌مند می‌شوند از جمله:

-کار مفید بیشتری انجام می‌دهند.

-تنش و برخورد‌های کمتری را تجربه می‌کنند.

-روابط بهتری با سایرین برقرار می‌کنند.

-نسبت به خود، زندگی و کسب و کارشان احساس رضایت‌مندی بیشتری دارند.

-زمان کافی برای انجام کار‌های مورد علاقه خود را خواهند داشت.

در نتیجه با برنامه‌ریزی و هدف‌گذاری روزانه، هفتگی، ماهانه و سالانه می‌توان به این مهم دست یافت. در این راستا ابتدا سعی کنید برای نیل به خواسته‌های شخصی، خانوادگی و شغلی خود ابتدا:

-اهدا ف خود را یک به یک به روی کاغذ بیاورید (اهداف همان نتایجی هستند که در پی دست یافتن به آن‌ها هستید).

-برای آن‌ها چشم‌انداز و دورنمای قابل دسترسی و واقعی خلق کنید.

-کار‌هایی که باید انجام دهید را اولویت‌بندی کنید.

-ارزش‌های مورد نظر خود را مشخص کنید، زیرا زمانی که اهداف، چشم‌انداز، ارزش‌ها و اعمال‌تان با یکدیگر همسو می‌شوند کار‌ها با سرعت و جدیت بیشتری به پایان می‌رسند.

اهداف می‌توانند ملموس یا غیرملموس، آسان یا سخت، ساده یا پیچیده، کوتاه‌مدت یا بلندمدت باشند مثل برنامه‌ریزی برای دویدن یک مسافت ۵ کیلومتری یا فروش بیشتر در تجارت در طول یک سال کاری.

اهداف باید مشخص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، واقع بینانه و زمان‌دار باشند یعنی برای رسیدن به اهداف، زمان خاصی (ضرب‌الاجل) تعیین و تا نیل به آن‌ها پایبند بمانید.

نکته مهم اینکه سعی کنید اهداف خود را به چشم نتایجی ببینید که آرزویش را دارید. اهداف باید مختصر و موجز باشد یعنی هر هدف واقعا یک هدف باشد نه ترکیبی از چند هدف. ابتدا با هدف‌های مهم‌تر آغاز کنید. عاشق اهداف‌تان باشید تا انگیزه کافی و پشتکار لازم برای طی مسیر سخت را داشته باشید.

حداقل یک هدف سهل و آسان و یک هدف چالش برانگیز و سخت برای خود در نظر بگیرید. اگر اهداف تان بزرگ است برای اینکه انگیزه کافی برای انجام کار‌ها را داشته باشید آن‌ها را به هدف‌های کوچک‌تر تقسیم سپس برای هرکدام از آن‌ها یک طرح جداگانه و سریال‌وار در نظر بگیرید.

یک لیست از کار‌های روزانه و هفتگی تهیه کنید و بر اساس اولویت‌بندی که قبلا انجام داده‌اید آن‌ها را اجرا و سپس روی آن‌ها خط بکشید. در اولویت‌بندی خود به موارد زیر بیشتر دقت کنید:

-طرح‌ها و اولویت‌های خود را جایی ثبت و همیشه همراه خود داشته باشید.

-ابتدا کار‌های ثابت مثل قرار ملاقات‌ها، جلسات و... را یادداشت و سپس سایر امور را ثبت کنید.

-انجام کار‌های نه چندان خوشایند را به اول روزکه انرژی بیشتری دارید محول کنید. در این صورت با خلاص شدن از آن‌ها تا پایان روز انگیزه کافی برای کار‌ها و امور مورد علاقه تان خواهید داشت. به قول مارک تواین: «خوردن چندش آورترین قورباغه را در ابتدای کار انجام دهید.»

با این رویکرد زمان اوج کار خود را شناسایی کرده و تا در زمانی که انرژی کافی دارید آن را صرف کار‌های مهم و هنگام کاهش انرژی‌تان به فعالیت‌های ساده‌ترخواهید پرداخت.

- در این میان ساعتی از روز را برای استراحت، آرامش و تمرکز بیشتر به خود اختصاص دهید تا جسم و روح‌تان انرژی از دست رفته را بازیابی کند. نکته اینکه احتکار حجم زیادی از انواع اطلاعات به امید اینکه روزی مورد استفاده‌تان قرار خواهند گرفت، بدترین آسیب را به زمان، انرژی و پول شما می‌زند، چرا که این روز‌ها تاریخ مصرف اطلاعات بسیار کوتاه شده است.

کم کردن مزاحمت‌ها برای تمرکز بیشتر روی کار‌های مهم را سرلوحه امور خویش قرار دهید. مزاحمت‌ها در دنیای کنونی شامل خواندن انبوهی از ایمیل‌ها، قرار ملاقات‌های کسل‌کننده و بی‌نتیجه، اخبار و اطلاعات، تماس‌های تلفنی غیر‌ضروری و طولانی و... می‌شود. پس مزاحمت‌ها را به حداقل برسانید.

از انجام چند کار در یک زمان به شدت پرهیز کنید.

تحقیقاتی که در دانشگاه یوتا انجام شد بیانگر این بود که صحبت کردن با تلفن همراه هنگام رانندگی سرعت واکنش افراد را به اندازه یک پیرمرد ۷۰ ساله کاهش می‌دهد. این امر در مورد عملکردتان در سایر امور نیز صادق است.

مورد دیگر اینکه بسیاری از انسان‌ها گمان می‌کنند تنها کسی که در دنیا می‌تواند کار خاصی را به درستی به انجام برساند خودشان هستند و بس. البته شاید در بعضی موارد این امر صادق باشد، اما راه‌های دیگر و درست‌تری هم برای انجام کار‌ها وجود دارد؛ بنابراین اگر فکر می‌کنید انجام امور مهم و اساسی مجموعه‌تان فقط از عهده شما برمی‌آید پس کار‌های دیگر را به دیگرانی که مورد قبول و وفاق‌تان هستند واگذار کنید (اصل تفویض اختیار). تفویض اختیار یعنی سپردن سایر امور به صلاح‌دید شما به افراد با صلاحیت، آموزش دیده، مطمئن و... استفاده از سیستم‌ها و روش‌های نوین جهت به حداقل رساندن وقت خود برای کنترل و نظارت بر کارمندان.

حال که تا اینجا آموختیم چگونه زمان را مدیریت کنیم تا به اهداف خود نزدیک شویم در این بخش ۵ روش برای رسیدن به اهداف را عنوان می‌کنیم:

۱-تجربه: تجربه تنها راه برای یادگیری بهتر در زندگی ماست. شما با تجربه کردن می‌توانید به آموخته‌های‌تان پویایی ببخشید. اجازه دهید تجربیات و تلخی‌های گذشته در همان گذشته باقی بمانند، فقط از آن‌ها درس بگیرید و بدون سرزنش خود و دیگران به راه‌تان ادامه دهید.

۲-بازبینی و بازنمایی: مدیریت زمان در مسیر رسیدن به اهداف فرآیندی پویاست، سیستمی که اگر کنترل نشود و از نو سازمان نیابد به زودی از هم خواهد پاشید.

اکثر متخصصان بازبینی امور جاری شرکت‌ها را روزانه یا هفتگی و برای بازبینی ارزش‌ها و چشم‌انداز‌ها مدت زمان یک‌ساله پیشنهاد می‌کنند تا در صورت تاخیر یا تعلل در اجرای به موقع برنامه‌ها، زمان لازم جهت آسیب‌شناسی و رفع مشکلات، وجود داشته باشد.

۳-دادن و گرفتن بازخورد: یعنی کشف کار‌های درست از غلط و ارزیابی عملکرد‌ها و نحوه ارائه کار افراد به خودشان که موجب بهتر شدن کار‌ها می‌شود بنابراین نگرش‌های مثبت و کار‌های درست را مورد قدردانی و اموری که موجب کندی حرکت در راه رسیدن به اهداف شده را از گردونه فعالیت‌های مجموعه خود خارج و طرح مفید دیگری را جایگزین کنید.

در این میان فراموش نکنید برای رفع هرچه سریع‌تر موانع موجود به سایر اعضای تیم خود کمک کنید تا به سرعت بر مشکلات‌شان فائق آیند، چرا که با تکرار عادات و روش‌های قدیمی و همیشگی چیزی به دارایی شرکت‌تان اضافه نخواهد شد. پس با دادن و گرفتن بازخورد قادر خواهید بود مشکلات‌تان را با مدیریت زمان برای همیشه حل کنید.

۴-اندازه‌گیری نتایج: اگر اهداف به درستی طراحی و اجرا شده باشند قطعا اندازه‌گیری کار برایتان بسیار آسان خواهد بود. در غیر‌این صورت اگر اندازه‌گیری نتایج برای شما سخت است از اهداف آسان یا smart شروع کنید، زیرا قابل دسترس‌تر هستند سپس برگشته و فرآیند کار را دوباره تکرار تا در نهایت به نتایج دلخواه برسید.

۵-مدیریت استرس: در همه مراحل احساس ذهنی، فیزیکی و روانی خوبی داشته باشید چرا که نقش و درگیری بیش از حد با کار سرانجام سیستم ایمنی بدن شما را از کار انداخته و دیر یا زود این سیستم معیوب شما را با انواع بیماری‌ها از پای در خواهد آورد؛ بنابراین سعی کنید افسار استرس را به دست بگیرید و از بروز بیشتر آن جلوگیری کنید.

با استراحت کافی، تعادل در برنامه‌ریزی، تفویض اختیار، استفاده از سیستم‌های هوشمند، وقت گذرانی با دوستان، طبیعت‌گردی، ورزش و... از استرس دوری کنید (مدیریت زمان در واقع همان مدیریت خویشتن است). در خاتمه برنارد برنس جمله جالبی در مورد ارزشمندی زمان می‌گوید: «ای کاش می‌توانستم گوشه‌ای از خیابان در حالی که کلاه به دست داشتم می‌ایستادم و از مردم می‌خواستم که ساعات تلف شده خویش را در داخل کلاه من بیندازند.»