چگونه اختلاف‌ها را در محل کار حل کنیم؟

حل مسئله و تصمیم گیری؛ در محیط کار از هر کسی سوال کنید آیا این فعالیت‌ها بخشی از کارهای روزانه‌شان است، جواب‌شان «بله!» خواهد بود. اما چه تعدادی از ما، مهارت حل مسئله داریم؟ همه‌ی ما می‌دانیم که حل مسئله، عاملی ضروری در محیط کار است اما آیا مهارت حل مسئله‌ی موثر را داریم؟

افراد در مواجهه با مسائل، معمولا سه کار انجام می‌دهند: می‌ترسند یا احساس ناراحتی کرده و آرزو می‌کنند کاش خود به خود برطرف شود؛ فکر می‌کنند حتما باید به یک جواب مشخص برسند و این جواب باید همان جواب درست باشد؛ و به دنبال کسی می‌گردند که او را مقصر بدانند و سرزنش کنند. رویارویی با یک مسئله، مسئله ساز می‌شود و این مسئله همیشه مسائل دیگری هم به دنبال دارد!

اینکه چرا یک مسئله را مسئله می‌بینیم، دو دلیل دارد: باید حل شود و نمی‌دانیم نیستیم چطور بهترین راه حل را پیدا کنیم، و در این مورد که بهترین راه حل چیست، احتمالا مغایرت‌هایی وجود دارد. بیشتر ما از اختلاف بیزاریم، چون در مواجهه با اختلاف و مغایرت، احساس خوبی نداریم و معمولا اینطور احساس می‌کنیم که اتفاق بدی قرار است بیفتد. هدف از یک پروسه‌ی خوب حل مسئله این است که ما و سازمان ما «اختلاف پسند» تر و «اختلاف کارآمد» تر شود.

دو نکته‌ی مهم هست در مورد مسائل و اختلاف‌ها وجود دارد که باید به یاد داشته باشید: اینکه این دو همیشه روی می‌دهند و فرصت‌هایی هستند برای بهبود سیستم و روابط. مسئله‌ها و اختلاف‌ها اطلاعاتی را به ما می‌دهند که می‌توانیم از آنها برای تغییر و اصلاح چیزهایی که به تصحیح شدن نیاز دارند استفاده کنیم و کارآیی بهتری داشته باشیم. اگر به این دو مقوله با این دید نگاه کنیم، «تقریبا» می‌توانیم با روی بازتری به استقبال مسائل برویم! (بله، تقریبا!)

افراد معمولا حل کننده‌ی مسائل متولد می‌شوند و برای همین بزرگ‌ترین چالش، غلبه بر گرایش به حل «فوری» یک مسئله است. متداول‌ترین اشتباه در حل مسئله، سعی در پیدا کردن فوری یک راه حل است. این کار اشتباه است چون سعی دارد راه حل را در شروع پروسه‌ی حل مسئله قرار بدهد، در حالیکه چیزی که ما به آن نیاز داریم، پیدا کردن راه حل در انتهای پروسه است.

در ادامه ۷ گام یک پروسه‌ی حل مسئله‌ی موثر را برای‌تان می‌گوییم.

۱. شناسایی مسائل

. مسئله را شفاف سازی کنید.

. یادتان باشد که اشخاص مختلف ممکن است نگاه‌های متفاوتی نسبت به مسائل داشته باشند.

. لیست مسائل و مشکلات را از تداعی علاقه مندی‌ها و گرایش‌ها جدا کنید. (این قدم بعدی است!)

۲. گرایش‌های هر کسی را درک کنید

. این قدم مهمی است که معمولا نادیده گرفته می‌شود.

. گرایش‌ها و علاقه مندی‌ها نیازهایی هستند که شما می‌خواهید با هر راه حل ممکنی به آنها جواب بدهید. ما اغلب با چسبیدن به یک راه حل خاص، گرایش‌های واقعی‌مان را نادیده می‌گیریم.

. بهترین راه حل آنی است که گرایش‌ها و علاقه مندی‌های همه را پاسخگو باشد.

. زمان آن رسیده که شنونده‌ای فعال باشیم. برای مدتی تفاوت‌ها و اختلاف نظرها را کنار بگذارید و با رغبت به همدیگر گوش دهید تا حرف‌های یکدیگر را درک کنید.

. اینکه هر گرایشی متعلق به چه کسی هست را از لیست‌ راه حل‌های‌تان حذف کنید.

۳. راه حل‌های ممکن (انتخاب‌ها) را لیست کنید

. وقت آن است که اندیشه‌های خود را ابراز کرده و مشکل گشایی کنید. حالا باید فضایی بسیار باز برای خلاقیت‌ها و ایده‌ها ایجاد کنید.

. لیست راه‌حل‌ها و انتخاب‌ها را از ارزیابی این انتخاب‌ها جدا کنید.

۴. راه‌ حل‌ها را ارزیابی کنید

. مزایا و معایب را صادقانه بررسی کنید.

. ارزیابی راه حل‌ها را از انتخاب راه حل‌ها جدا کنید.

۵. یک یا چند راه حل را انتخاب کنید

. بهترین راه حل در این شرایط کدام است؟

. آیا راهی برای ادغام چند اره حل وجود دارد تا بتوانید به یک راه حل بهتر و راضی کننده‌تری برسید؟

۶. موافقت‌ها را مستند کنید

. به حافظه‌تان اکتفا نکنید.

. نوشتن و مستند کردن به شما کمک می‌کند به تمام جزئیات و پیامدها فکر کنید.

۷. روی احتمالات، کنترل و ارزیابی‌ها توافق کنید

. ممکن است شرایط تغییر کند. در مورد موقعیت‌های احتمالی آینده، توافقات لازم را انجام دهید. (اگر چنین شد ...!)

. روند کار را چطور قرار است کنترل و پیگیری کنید؟

. فرصت‌هایی برای بررسی توافقات و اجرای کار ایجاد کنید. (مثلا، بیایید سه ماه این روش را در پیش بگیریم و سپس نتیجه را ارزیابی کنیم)

حل مسئله‌ی موثر، نیاز به زمان و دقت دارد. یک مسئله مانند پیچی در جاده است؛ با دقت و حوصله از آن رد شوید تا بقیه‌ی مسیر را به راحتی ادامه دهید. اگر بخواهید از این پیچ به سرعت بگذرید، واقعا ممکن است اتفاق‌های ناخوشایند بعدی را به دنبال داشته باشد. پیش بردن پروسه‌ی حل مسئله، همیشه هم سرراست و رو به جلو نیست؛ ممکن است مجبور شوید قدمی به عقب برگردید. مثلا اگر در مرحله‌ی انتخاب یک راه حل به مشکل برخوردید شاید لازم باشد به مرحله‌ی عقب‌تر برگردید و به گرایش‌ها و علاقه مندی‌ها بیشتر فکر کنید.

این پروسه‌ برای گروه‌های بزرگ، بین دو نفر و حتی برای یک نفر که با تصمیم‌گیری دشواری روبرو شده کاربرد دارد. مسئله‌ی مقابل هر چه مهم‌تر و سخت‌تر باشد، استفاده از رویکردی منضبط تر و اصولی‌تر، مفیدتر و لازم‌تر خواهد بود. اگر قرار است تصمیم بگیرید برای ناهار به کدام رستوران بروید، مطمئنا نیازی ندارید این هفت قدم را طی کنید!

اگر در ابتدای راه، احساسی ناخوشایند داشتید یا ناراحت بودید، نگران نشوید. شما فرصت‌های زیادی برای تمرین و ورزیده شدن خواهید داشت!

منبع: برترین‌ها