چگونه ریشه‌های هر مسئله را پیدا کنیم؟

مدیر جلسه کسی است که بتواند بحث را هدایت کند. او ۵ چرا را خواهد پرسید و مسئولیت‌ها را برای پیاده سازی راه حل‌هایی که گروه به آن‌ها می‌رسد، بین اشخاص مختلف تقسیم خواهد کرد. بقیه‌ی کسانی که حضور دارند، به آن پرسش‌ها پاسخ می‌دهند و بحث می‌کنند.

هر کسی می‌تواند مدیر این جلسه باشد، ویژگی‌های خاصی لازم نیست و نیازی هم نیست که آن شخص حتما مدیر پروژه یا مؤسس شرکت باشد. همچنین توصیه می‌شود که مدیر جلسه در طول جلسه یادداشت برداری کند، مگر اینکه شخص دیگری را برای انجام این کار مشخص کرده باشد.

با ۵ سطح از «چرا»، حداقل ۵ سطح به لایه‌های زیرین موضوع نفوذ کنید. به نظر می‌رسد این آسان‌ترین بخش فرآیند باشد، اما در حقیقت ممکن است منحرف‌تان هم بکند! اولین چرا، پرسشی مناسب برای شروع و کلید این ماجراست.

وقتی ۵ چرا را اجرا می‌کنیم، حرکت در همه‌ی مسیر‌های بالقوه، طبیعی و مفید به نظر می‌رسد و تقریبا جامع است. اما این کار ممکن است حیطه‌ی موضوع و اقدامات اصلاحی را که باید انجام شوند نیز بسیار گسترده کند؛ بنابراین باید فرآیندی ناب باشد که در آن انتخاب یک مسیر، به ما اجازه می‌دهد تا فقط آن مقدار از اقدامات اصلاحی را انجام دهیم که برای حل مشکل نیاز است.

گاهی لازم است که به خودمان بگوییم: فقط باید یکی را انتخاب کنیم و با همان جلو برویم. اگر مسئله‌ی یکسانی دوباره اتفاق افتاد، آن موقع می‌توانیم مسیر دیگری را انتخاب کنیم.

پس از هر فرآیند ۵ چرا، یکی از افرادی که در جلسه حضور داشته است، آنچه را که مورد بحث قرار گرفته است، تا جای ممکن شفاف و با زبانی ساده می‌نویسد. سپس نوبت به ثبت و بایگانی مطالب می‌رسد که یکی از مهم‌ترین گام‌ها در کل این فرآیند است، و در نهایت نتیجه به همه‌ی اعضای گروه اطلاع‌رسانی می‌شود.

انجام این کار کاملا منطقی است. برای همه‌ی کسانی که در گروه حضور دارند فوق‌العاده مفید است که در جریان باشند و تک تک گام‌هایی را که برای رسیدن به نتیجه‌ی ۵ چرا برداشته‌اید، بدانند.

اریک ریس توضیح می‌دهد که چرا این گام تا این اندازه اهمیت دارد:

مزیت به اشتراک گذاشتنِ این اطلاعات با همگان، در این است که به همه، بینشی از انواع مسائلی که گروه با آن‌ها روبرو می‌شود و هم‌چنین چگونگی برخورد با این مسایٔل، می‌دهد؛ و اگر هم تجزیه و تحلیل بی‌نقص باشد، درک این موضوع را که چرا گروه به جای اضافه کردن ویژگی‌های جدید، زمانی را صرف پیشگیری از مسئله کرده است، برای همه آسان می‌کند. از سوی دیگر، اگر تحلیل‌ها کامل هم نباشند، باز هم خبر خوبی است. چه تجزیه و تحلیل خوب نباشد و نیاز باشد آن را دوباره انجام دهید، و چه شرکت‌تان متوجه نشود که چرا آنچه انجام می‌دهید این‌قدر مهم است، در هر حال می‌دانید که مشکلی وجود دارد. کشف کنید که در کدام یک از این موقعیت‌ها هستید و آن را رفع کنید.