چرا قوانین وجود دارند؟

فرادید | واقعیت این است که همه دارای سطح مشابهی از عقل سلیم یا آگاهی نسبت به پیامد‌ها نیستند و نمی‌توانند مورد اعتماد قرار بگیرند. به همین دلیل است که سازمان‌ها به قوانین نیاز دارند.

در دنیای بی‌نقص، ما کار خود را با راستی، صداقت، امنیت و دغدغه‌ی رفاه ذی‌النفعان انجام خواهیم داد. اما آیا برای یافتن نمونه‌هایی که این مسئله در آن‌ها رخ نداده، باید خیلی جست‌وجو کرد؟ همواره از شرکت‌ها اختلاس می‌شود و برخی اوقات این اختلاس‌گران اقداماتی افراطی هم انجام می‌دهند تا اشتباهات خود را پنهان کنند. یکی از نمونه‌های اخیر، تاجری فرانسوی است که تنها به خاطر پنهان کردن یک اشتباه بد، میلیارد‌ها دلار بدهی برای کارفرمایش به بار آورد.

متأسفانه برخی افراد از شرایط به نفع خود استفاده می‌کنند. به همین دلیل است که قواعد لازم هستند. همچنین باید درک کنید چرا قوانین وجود دارند و از چه چیزی حمایت می‌کنند. وقتی این موضوع را درک کردید، می‌توانید به خود و دیگران کمک کنید تا از قوانین پیروی کنید و هماهنگی بیشتری در محل کار به وجود آورید.

اساسا دو نوع قانون وجود دارد. قوانینی که موجب امنیت و رضایت افراد می‌شوند و قوانینی که از منافع سازمان حمایت می‌کنند. این قوانین در بسیاری از مواقع، هم‌پوشانی دارند.

کارمند سالم و راضی معمولا ثمربخش‌تر است و در نتیجه این مسئله به نفع هر دو طرف است. سیاست بیمارستان برای پرستاران را در نظر بگیرید. آن‌ها قبل از تحویل دارو به بیمار، باید برچسب دارو را چک کنند. این سیاست، علاوه بر حمایت از بیماران، از پرستاران و بیمارستان نیز در برابر سهل‌انگاری‌ها حمایت می‌کند. وقتی قانونی تصریح می‌کند که قبل از کار با اره برقی باید دستگاه را درست تنظیم کنید، عینک ایمنی بزنید و هرگز به تنهایی کار نکنید، باید این قانون فورا درک و پذیرفته شود.

اگر قواعد از ما حمایت کنند، درک و پیروی از آن‌ها بسیار آسان‌تر است. در این شرایط، قواعد موجب امنیت افراد می‌شود. بین قوانین و پیامد‌های بالقوه رابطه‌ای قوی وجود دارد. اما اگر این رابطه زیاد واضح نباشد، نتیجه چه خواهد بود؟ در این صورت ممکن است مشکلاتی برای‌مان پیش بیاید. این قوانین برای سلامت و رفاه سازمان بسیار مهم هستند.

یکی از دلایلی که افراد قانون‌شکنی می‌کنند، این است که قوانین بسیار زیادی وجود دارد یا این قوانین معقولانه به نظر نمی‌رسند. کارمندان معمولا می‌خواهند مورد احترام و اعتماد باشند. وقتی اجرای قانون را در نظر می‌گیرید، آن را ارزیابی کنید تا مشخص شود که آیا پیروی از آن آسان و معقولانه است و چه نوع عکس‌العملی را در پی خواهد داشت.

شرکت‌ها اغلب قوانینی وضع می‌کنند که ارتباط ضعیف و فرهنگ بی‌اعتنایی نسبت به کارمندان را جبران و تعدیل می‌کنند. اگر فکر می‌کنید افراد گروه‌تان از رفتن به آبدارخانه برای صرف چای یا قهوه به عنوان بهانه استفاده می‌کنند، می‌توانید قانونی در زمینه‌ی زمان و تعداد دفعات رفتن به آبدارخانه در طول روز وضع کنید و بعد هم از کسی بخواهید این زمان را بررسی کند! یا سعی کنید بفهمید که چرا افراد انگیزه ندارند و زمان کمتری را صرف کار می‌کنند. اما وضع قانون برای زمان رفتن به آبدارخانه احتمالا بیشتر از آنکه مفید باشد، آسیب می‌رساند؛ و این امر هدف کلی قانون، یعنی بهبود سلامت و رفاه شرکت و افرادی که در آن کار می‌کنند را تحت‌الشعاع قرار می‌دهد.

داشتن قواعد زیاد ناخوشایند و غیرمنصفانه است و این امر می‌تواند اعتماد را کاهش دهد. با این حال اعتماد بیش از حد و نداشتن قوانین کافی، یا اعمال نکردن آن‌ها هم به همان اندازه خطرناک است.

وقتی گروهی دارید که اعضای آن به خوبی با یکدیگر کار می‌کنند و کار‌ها به آرامی پیش می‌رود، فراموش کردن اجرای قوانین آسان است. فرض کنیم قرار است برای هر چک دو امضا بگیرید، اما حسابدار شما ۸ سال در شرکت بوده و کارمند نمونه‌ای است. پس می‌توانید به او اعتماد کنید که چک‌ها را خودش امضا کند، این‌طور نیست؟ کم کم «قانون دو امضا» فراموش می‌شود؛ تا وقتی رئیس‌تان متوجه می‌شود که ۵۰ میلیون تومان گم شده است. در این شرایط، «قانون دو امضا» بسیار معقولانه و ضروری به نظر می‌رسد. اگر چه شما هرگز احتمال این پیامد‌ها را نمی‌دادید، اما اکنون گرفتار دردسر شده‌اید.

مطمئن شوید که قانون معقولانه است. این قانون باید با منافع کسب‌وکارتان مرتبط بوده و فقط قانون تصادفی، «چون من گفتم» نباشد. اگر موی آقایان باید کوتاه باشد، پس آمادگی دفاع از دلایل خود را داشته باشید و نشان دهید که چگونه موی کوتاه در موفقیت سازمان تاثیرگذار است.

کارکنان را مجاب به پذیرش قانون کنید. اگر افراد دلیل اجرای قانون را درک کنند، احتمال بیشتری وجود دارد که از آن حمایت کنند. وقتی قانون یا سیاست جدیدی را اتخاذ می‌کنید، برای گروه به طور شفاف توضیح دهید که چرا اقدام به وضع آن کرده‌اید. در مورد قانون بحث کنید و آن را به گونه‌ای تطبیق دهید که نیاز‌های همه را برآورده سازد.

بر پیامد‌ها تأکید کنید. مطمئن شوید که افراد از پیامد‌های پیروی نکردن از قوانین مطلع هستند. خود قانون باید روشن باشد و شرکت باید قبل از تنبیه کارکنان به دلیل قانون شکنی، در مورد آن توضیح دهد. از مثال‌های فرضی برای گفتگو در مورد نیاز به این قانون استفاده کنید.
چگونگی اعمال قانون را بررسی کنید. برای اطمینان از اینکه قوانین شما غیرضروری یا نامعقول نباشند، بر نحوه‌ی اعمال آن‌ها توسط ناظران و مدیران نظارت کنید. به این ترتیب، خواهید دانست که آیا قوانین به درستی و به طور یکسان اجرا می‌شوند یا خیر. همچنین قوانینی که اصلا اعمال نمی‌شوند را شناسایی کنید. اگر این اتفاق رخ داد، برای آن وقت بگذارید تا در وهله‌ی اول بفهمید که چرا این قانون به وجود آمد و تصمیم بگیرید که آیا هنوز ضروری است یا باید به‌روزرسانی شود.

قوانین خود را مرتبا بازبینی کنید. جامعه و کسب‌وکار‌ها مدام تغییر می‌کنند و این یعنی قوانین شما نیز باید تغییر کنند. چند سال قبل ما قادر به ردیابی کارکنان از طریق تلفن‌های همراه مجهز به GPS یا استفاده از اینترنت برای بررسی متقاضیان کار نبودیم. اکنون به قوانینی برای این موارد نیاز داریم.

قوانین جدید و تغییرات اعمال شده در قوانین قدیمی را به اطلاع برسانید. برای اطلاع‌رسانی، از روش‌های مختلفی هم‌چون پوستر‌های روی تابلوی اعلانات، ایمیل‌ها، جلسات و آگهی‌های روی کاغذ استفاده کنید. هدف شما این است که همه از قانون مطلع شوند، نه فقط افرادی که مستقیما تحت تأثیر هستند. اطلاعاتی درباره دلیل وجود قانون، دلیل نیاز به اعمال آن و نحوه‌ی بهبود محل کار توسط این قانون اضافه کنید.

به افراد آموزش دهید تا قوانین را اعمال کنند. اطلاع‌رسانی درباره‌ی وجود قانون برای مجاب کردن افراد به پیروی از آن کافی نیست. مدیران و ناظران باید بدانند که چه ابزار و پشتیبانی برای اجرای قانون در اختیار آن‌ها قرار دارد. تأکید کنید که قانون باید برای همه به طور یکسان اجرا شود.