4 نکته برای بهره‌برداری از تیم‌های مجازی

تیم‏های مجازی بسیار پیچیده هستند و علاوه‌بر تنوع جغرافیایی، تنوع زبانی، سبک کار و فرهنگ‏های گوناگون از جمله مولفه‏های تاثیرگذار بر آن به‌شمار می‏روند. تمامی این ویژگی‏ها تیم‏های مجازی را پیچیده‏تر کرده‏ اند.

به گزارش دنیای اقتصاد، امروزه در دنیای تجارت جهانی، تیم‏های مجازی به ساختار سازمانی رایجی تبدیل شده‏ اند. دوران روزهایی که تمامی اعضای تیم در دفتر کار مشخصی حضور داشتند و ساعات کاری خود را در کنار یکدیگر سپری می‏کردند‎، به پایان رسیده است. با این حال، بر خلاف باور عمومی بهره‏برداری از تیم‏های مجازی در عمل چندان ساده هم نیست.

چند فاکتور تاثیرگذار
تیم‏های مجازی بسیار پیچیده هستند و علاوه‌بر تنوع جغرافیایی، تنوع زبانی، سبک کار و فرهنگ‏های گوناگون از جمله مولفه‏های تاثیرگذار بر آن به‌شمار می‏روند. تمامی این ویژگی‏ها تیم‏های مجازی را پیچیده‏تر کرده‏اند.

سازمان‏ها می‏توانند با هدف بهره‏برداری مثبت از تیم‌های مجازی ویژگی‏های مذکور را تقویت کنند، اما در غیر این صورت با تیم‏هایی ناکارآمد به فعالیت خود ادامه خواهند داد.در مقاله‏ای که در مجله کسب وکار هاروارد منتشر شده به ویژگی‏های بهترین تیم‏های مجازی اشاره شده است.

تیم‏های مجازی موفق از پلت‌فرمی برای فعالیت انعطاف‏پذیرتر کارکنان بهره‏برداری می‏کنند. به این ترتیب امکان کاهش هزینه‏ها در بخش‏های مختلف از هزینه سفر گرفته تا حقوق و دستمزد نیروی انسانی فراهم می‏شود.

چگونه یک تیم مجازی موفق بسازیم؟
به نظر شما مهم‏ترین الزامات ایجاد یک تیم مجازی موفق چیست؟ در این مقاله به ۴ اصل حیاتی مورد نیاز برای ساخت مطلوب‏ترین تیم‏های مجازی اشاره می‏شود:

۱) تشکیل بهترین تیم
تیم‏های مجازی موفق اغلب از نظر اندازه در سطحی قابل مدیریت قرار دارند. بهترین تیم‏های مجازی با بهترین اعضا شروع به فعالیت می‏کنند. این افراد به‌طور کلی از مهارت‏های برتر ارتباطی و هوش عاطفی برخوردار هستند و معمولا از قابلیت فعالیت مستقل و شناخت و حساسیت بین فرهنگی مناسب برخوردارند.

بهترین تیم‏های مجازی اغلب اندازه‏ای معقول و قابل مدیریت دارند. تیم‏های کوچک معمولا کمتر از ۱۰ نفر در نظر گرفته می‏شوند. این امر شانس ارتباطات موثر و جامع را به حداکثر می‏رساند.علاوه‌بر موارد مذکور، نقش‏های افراد در یک تیم مجازی موفق به صورت شفاف مطرح شده‏ اند.

اعضای اصلی فعالیت‎های تیم را هدایت یا مدیریت می‏کنند و به‌طور کلی بر اتفاقات روزانه تمرکز دارند. اعضای فرعی انجام فعالیت‏های مشخص شده را بر اساس تخصص شخصی بر عهده می‎گیرند.

۲) انتخاب صحیح‏ترین رویکرد رهبری
بهترین تیم‏های مجازی از اهمیت «اعتماد» به‌عنوان حیاتی‏ترین مولفه در موفقیت تیم آگاهی کامل دارند. رهبری یک تیم مجازی موفق به معنی جذب رهبران دارای مهارت‏های خاص است. این مهارت‏ها شامل مهارت‏های رایج تعیین شده برای نقش سنتی رهبری در ساختارهای قدیمی تشکیل تیم سازمانی نمی‏شود.

بهترین تیم‏های مجازی از اهمیت اعتماد به عنوان حیاتی‏ترین مولفه در موفقیت تیم آگاهی کامل دارند. اعتماد به واسطه احترام و همدلی تقویت می‏شود.افزون بر این، تاکید بر ایجاد روابط مناسب میان اعضای تیم با هدف افزایش اعتماد صورت می‏گیرد. ایجاد روابط به‌طور کلی هنگامی‏که اعضای تیم کمتر ارتباط چهره به چهره داشته باشند، کاری دشوار است.

استفاده هوشمندانه از فناوری می‏تواند به‌عنوان راه‏حلی برای فائق آمدن بر چالش‏های مذکور به‌کار گرفته شود.اعتماد و ایجاد روابط مطلوب زیربنایی برای گفت‏وگوی شفاف و صریح با اعضای تیم به‌شمار می‏روند. تیم‏های مجازی موفق باید از مهارت‏های ارتباطی اعضای تیم در پیچیده‏ترین و چالشی‏ترین موقعیت‏ها اطمینان حاصل کنند.تعریف و تبیین اهداف و انتظارات نقش بسزایی در کاهش عدم اطمینان و افزایش اعتماد دارد. به این ترتیب تیم‏ مجازی از بهبود سطح بهره‏وری به خوبی بهره‏مند خواهد شد.

۳) انتخاب زمان مناسب برای تجدید دیدار
اعضای تیم باید دست کم یک بار در سال دیدارهای حضوری داشته باشند. مهم نیست یک تیم مجازی در محیط مجازی تا چه اندازه خوب فعالیت می‏کند. لازم است زمانی برای گرد هم آمدن اعضای تیم در یک مکان خاص در نظر گرفته شود یا در صورت غیرممکن بودن این امر، اعضای غایب از طریق ویدئو کنفرانس یا سایر رسانه‏های تصویری به جمع حاضر بپیوندند.

از جمله حیاتی‏ترین زمان‏ها برای انجام چنین گردهمایی‏هایی می‏توان به دوران آغاز پروژه پس از شکل‏گیری کامل ساختار و تعریف نقش‏ها اشاره کرد. با پیوستن اعضای جدید به تیم، تمامی اعضا از منافع برگزاری جلسات رودررو بهره‏مند خواهند شد. جشن گرفتن دستاوردها و موفقیت‏های هر چند کوچک تیم از جمله روش‏های رایج برای برنامه‏ریزی این دورهمی‏های تاثیرگذار است.

۴. بهره‏برداری از مطلوب‏ترین فناوری‏ها
بهترین تیم‏های مجازی از مزایای بهره‏برداری از فناوری به خوبی آگاه هستند. کنفرانس‏های تلفنی، ویدئوکنفرانس و سایر ابزارهایی که پلت‌فرمی مناسب برای برقراری ارتباطات باز و بهبود بهره‏وری تیم را فراهم می‌کنند، از جمله این تکنولوژی‏ها هستند.

با این حال، نباید ابزارهای ارتباطی ساده را فراموش کرد. برای مثال، استفاده از تماس‏های تلفنی ساده برای پاسخ به سوالات اعضای تیم در مقایسه با برگزاری یک کنفرانس ویدئویی پیچیده تاثیر به مراتب بیشتری خواهد داشت.

آیا این راه‌حل‏ها واقعا تاثیرگذارند؟
به یاد داشته باشید ایجاد یک تیم کاری مجازی کاری بسیار دشوار و پیچیده است. ساخت یک تیم مجازی مطلوب و موفق مستلزم فداکاری، تلاش و بهره‏برداری از ابزارهای مناسب است، در نهایت مزایای بهره‏برداری از این مولفه‏ها برای سازمان‏هایی که به درستی از آنها استفاده می‏کنند، بسیار چشمگیر است.