ترفند‌های مدیران بزرگ برای مدیریت عملکرد

گالوپ | چالش اصلی پیش روی بسیاری از مدیران این است که چگونه و به چه صورتی می‌توان ایده‌های مدیریتی را برای هر کدام از کارمندان به‌کار بست و با توجه به فشار‌های کاری گسترده‌ای که هر روز به مدیران وارد می‌شود، چگونه می‌توان از آن‌ها انتظار داشت مسیر مدیریت عملکرد را به‌خوبی و با ایده‌های نو طی کنند؟

در پاسخ به این سوالات باید گفت که مسیر حرکتی هر مدیری با سایر مدیران متفاوت است که این مساله منعکس‌کننده سبک و سیاق منحصربه‌فرد آن مدیر است. با این حال، از بطن همین تنوع و تکثر در روش‌ها و سبک‌ها می‌توان چهار ویژگی مشترک در مسیر‌های مدیریت عملکرد از سوی مدیران بزرگ برشمرد که در ادامه به آن‌ها اشاره خواهد شد. اولین ویژگی مسیر‌های انتخابی مدیران بزرگ، «ساده بودن» آنهاست.

مدیران بزرگ از پیچیدگی‌هایی که در اغلب برنامه‌های مدیریت عملکرد در سازمان‌ها و شرکت‌ها متداول هستند، بیزارند و دوست ندارند وقت خود را صرف پر کردن فرم‌های متعدد و کاغذبازی کنند، بلکه ترجیح می‌دهند از فرمت‌های ساده‌ای استفاده کنند که به آن‌ها اجازه دهد روی کار‌های واقعا سخت و حساسی همچون «تعیین آنچه باید به هر کارمند گفت» و «چگونه باید با کارمندان سخن گفت» تمرکز کنند. دومین ویژگی مسیر‌های مورد علاقه مدیران بزرگ به وجود تعاملات مستمر و گسترده بین مدیران و کارمندان مربوط می‌شود.

مدیران بزرگ اصلا قبول ندارند که مدیران باید سالی یک یا دو بار با کارمندان ملاقات حضوری داشته باشند و درباره موضوعاتی مانند اهداف، سبک‌ها و عملکردهایشان سخن بگویند. آن‌ها به خوبی می‌دانند راز کمک کردن کافی به کارکنان در جزئیات نهفته است و برای آگاهی یافتن از این جزئیات به ارتباطات و تعاملات پیوسته و جلسات متعددی نیاز است و از دل همین جلسات و تعاملات است که اهداف، سبک‌ها و عملکرد‌های کارکنان هویدا می‌شود؛ بنابراین لازم است که مدیران و کارکنان حداقل هر سه ماه یک بار با یکدیگر بنشینند و در مورد پتانسیل‌ها و فرصت‌های پیش‌رو صحبت کنند و پیشنهاد‌هایی را مطرح سازند که به بهتر شدن شرایط و انتخاب روش‌های بهتر منجر می‌شوند.

مدیران بزرگ بر این مساله تاکید دارند، خاطره‌ای که از این گفت‌وگو‌ها در ذهن کارمندان باقی می‌ماند، می‌تواند انرژی و انگیزه فراوانی را برای کار بهتر و بیشتر در کارمندان پدید آورد. در انتظار جلسه‌بعدی بودن نیز موجب می‌شود تا افراد با تمرکز بیشتری به کار‌ها بپردازند؛ چراکه می‌دانند به‌زودی جلسه گفت‌وگوی دیگری با مدیران در راه است. مصاحبه‌های گالوپ با بهترین مدیران دنیا نشان داده که آن‌ها به‌طور میانگین بین یک تا دو ساعت در هر سه ماه برای گفت‌وگو با تک تک کارمندان در مورد عملکردشان وقت می‌گذارند.

برگزاری متناوب و پیوسته جلسات گفت‌وگوی مدیران و کارمندان بر سر عملکرد‌ها باعث ارائه گام به گام نکات ظریف به کارمندانی با عملکرد ضعیف می‌شود و از آوار تذکر‌ها و هشدار‌ها از سوی مدیریت بر سرکارکنان جلوگیری می‌شود. ناگفته پیداست که اگر مدیری فقط سالی یک بار با هر کدام از کارمندانش دیدار داشته باشد، تمام کم‌کاری و مشکلات یکساله را مانند بمب بر سر آن‌ها فرود می‌آورد که نتیجه خروجی چنین اقدامی چیزی نخواهد بود مگر تقویت احساس ناامیدی و سرخوردگی در کارمندان و بی‌فایده بودن تشر‌ها و توبیخ‌های پایان سال.

سومین ویژگی مسیر‌های مدیریت عملکرد موفق به متمرکز بودن آن‌ها بر آینده مربوط می‌شود. مدیران بزرگ به این دلیل به عملکرد‌های گذشته توجه دارند که با استفاده از آن‌ها سبک‌ها و نیاز‌های خاص کارمندان را شناسایی کرده و از آن‌ها برای تصمیم‌گیری و اقدامات آینده استفاده کنند. آن‌ها ترجیح می‌دهند روی «چه می‌توان کرد»‌ها تمرکز کنند، نه روی «چه می‌شد کرد» ها.

بنابراین، می‌توان به راحتی مشاهده کرد که اگرچه ۱۰ دقیقه اول جلسات بین مدیران بزرگ و کارکنان به صحبت درباره عملکرد‌های گذشته مربوط می‌شود، اما ۵۰ دقیقه بعد به بحث و تبادل نظر راجع به آنچه قرار است در ماه‌های بعد انجام شود و چگونگی اهداف، معیار‌ها و انجام آن متمرکز می‌شود. ویژگی چهارم مسیر‌های مدیریت عملکردی مدیران بزرگ این است که از کارکنان خواسته می‌شودتا مسیر عملکردی و یادگیری مورد علاقه و موثر خود را یافته و همان را دنبال کنند.

در بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها، کارمندان نقش منفعل و ایستایی دارند و منتظرند تا روش‌ها و مسیر‌هایی که انتخاب کرده‌اند به تایید مدیران رسیده و عیار آن مشخص شود. حال اگر این کار سالی یک بار اتفاق بیفتد، این انتظار یک‌سال به درازا کشیده و چه بسا طی این مدت، کارمندان انگیزه و تحرک خود را برای ادامه مسیر از دست بدهند.

مدیران بزرگ از طریق برگزاری جلسات متناوب با کارمندان این فرصت را در اختیار آن‌ها قرار می‌دهند تا خود و روش‌های مورد استفاده‌شان را مورد سنجش قرار دهند و اگر آن‌ها از کیفیت کافی برخوردار بودند، ضمن ادامه آنها، زمینه معرفی و تبلیغ به سایر کارکنان را نیز فراهم آورند.

این چهار ویژگی، یعنی ساده بودن، تعاملات پیوسته، تمرکز بر آینده و خودارزیابی بنیان‌های یک مسیر درست مدیریت عملکرد موفق به شمار می‌روند. برای اجرایی ساختن بهینه این مسیر، پرسش‌های کلیدی و مهمی وجود دارند که بسیاری از مدیران بزرگ آن‌ها را مطرح می‌سازند تا در نتیجه بتوانند بیشتر و بهتر در مورد کارمندان خود بیاموزند و فرمت‌هایی را که کارمندان به آن‌ها علاقه‌مند هستند و از آن‌ها پیروی می‌کنند شناسایی کنند.

البته هدف ما در اینجا این نیست که به شما بگوییم، دقیقا چه و چطور بگویید چرا که در این صورت، اقدامات شما حالتی مصنوعی و کلیشه‌ای به خود می‌گیرد، بلکه منظور این است که راه درست را به شما نشان دهیم تا شما بر اساس شرایط و موقعیت‌هایی که در آن قرار دارید، نسبت به استفاده از استعداد‌ها و توانمندی‌های کارکنان اقدام کرده و بر اساس تجربه و ذهنیت خود عمل کنید.

این اطمینان وجود دارد که اگر این مسیر درخشان و موفقیت‌آمیز را به درستی طی کنید خواهید توانست شرایط موجود را در قالب سبک مدیریتی خودتان مدیریت کنید و به درستی دستاورد‌های درخشان و مطلوب هر کدام از کارکنان را تعریف کرده و با تمرکز کافی بر نقاط قوت آنها، به همه کارکنانتان کمک کنید تا عملکرد درست خود را بیابند.

مترجم: سید‌حسین علوی لنگرودی