۱۵ نکته کلیدی در مدیریت "دورکاری"

یکی از نقاط تقابل کسب‌وکار‌های نوپا و سنتی را می‌توان در نگرش آن‌ها به مسئله «دورکاری» دانست. در حالی اکثر مخالفت‌ها و مقاومت‌ها به دورکاری از مدیران سنتی دیده می‌شود که کسب‌وکار‌های نوپا اقبال بیشتری به آن نشان داده و درصدی از نیازمندی‌های خود را با استفاده از دورکاری تأمین می‌کنند.

این موضوع آن‌قدر جلو رفته است که حتی برخی کسب‌وکار‌های نوپا بر اساس دورکاری شکل گرفته‌اند؛ یعنی کسب‌وکاری برای دورکاری! پلتفرم‌های زیادی در ایران مانند «پونیشا» و «انجام میدم» و... شکل گرفته‌اند که صاحبان کسب‌وکار را به افراد متخصصی متصل کنند که نیازمندی‌ها را از راه دور رفع می‌کنند.

اما این‌بار با بروز نگرانی‌های فراوان که در پی ورود کرونا به کشور شکل گرفته است، به نظر می‌رسد دورکاری یکی از گزینه‌های اصلی بسیاری از شرکت‌ها شده است. بسیاری از کسب‌وکار‌ها در یک هفته گذشته به حالت نیمه‌تعطیل درآمدند و برای پیشبرد فعالیت‌ها به دورکاری روی آوردند.

اما دورکاری هم چالش‌های خاص خود را دارد. شاید اصلی‌ترین چالش آن باشد که چطور بتوانیم کارهایمان را از راه دور مدیریت کنیم؟ و چطور می‌توانیم از کیفیت انجام کار‌ها از راه دور اطمینان حاصل کنیم. در ادامه ۱۵ نکته کلیدی را که می‌توانند مدیران و کارمندان را برای این مهم یاری برسانند تقدیم حضورتان می‌کنیم. این نکات توسط ۱۵ عضو شورای مربیان فوربز - Forbes تهیه شده است:

۱- انتظارات را شفاف و واضح کنید
هر کسی اولویت خاصی را در انجام کارهایش در نظر می‌گیرد؛ کار‌های «سریع» یا «خوب». با نشان‌دادن نمونه‌هایی از آنچه که انتظار دارید انجام شود، با اشتراک‌گذاری تقویم و برنامه زمانی مشخص برای زمان‌بندی کارها، اطمینان پیدا کنید که انتظارات شما از کسانی که با آن‌ها به صورت برخط (online) کار می‌کنید، برایشان کاملا روشن است. هرچه آن‌ها نسبت به آنچه می‌خواهند انجام دهند، آگاه‌تر باشند، بهتر می‌توانند از راه دور کار خود را انجام دهند.

ایلین هریس، وب‌سایت ایلین هریس

۲- با دورکار‌ها نیز مانند افراد داخل دفتر رفتار کنید
با افراد دورکارتان مانند افرادی که در محل کارتان هستند، رفتار کنید و با افراد محل کارتان نیز همانند افرادی که از راه دور برای شما کار می‌کنند، برخورد کنید. تا حد امکان در دسترس افراد دورکارتان باشید. به یاد داشته باشید، افراد داخل شرکت، شما را در راهرو‌ها می‌بینند، در هنگام ناهار با شما غذا می‌خورند و .... افراد دورکار این دسترسی را ندارند و می‌توانند احساس دورافتادگی کنند. در اسرع وقت به آن‌ها پاسخ دهید. برای افراد داخل شرکت خود هم قرار ملاقات تنظیم کنید.

وین اندرسون، مؤسسه علوم راهبری

۳- دورکار‌ها را به طور منظم به کار بگمارید
کارمندان دورکار خود را به‌طور روزانه به کار بگمارید. برای برقراری ارتباط از چندین راه استفاده کنید. سپس، یک برنامه جلسات منظم رودررو را برنامه‌ریزی کنید. این می‌تواند هفتگی، ماهانه یا سالانه باشد و همچنین می‌تواند با یک برنامه آموزشی یا مربیگری ترکیب شود. این تعامل و استخدام ثابت به کارمندان دورکار کمک می‌کند تا احساس کنند در یکی از جنبه‌های مهم سازمان درگیر هستند.

باربارا اومالی، شرکت اکزک ادونس

۴- مدیریت را بر مبنای تصاویر ویدئویی برنامه‌ریزی کنید
من فکر می‌کنم گفت‌وگوی چهره‌به‌چهره و دیدن طرف مقابل از اهمیت زیادی برخوردار است و دورکاری این اهمیت را کاهش نمی‌دهد. ما از نرم‌افزار زوم (Zoom) برای موکل‌ها و کارمندان خود استفاده می‌کنیم. اگر وقت خود را تعیین نکنیم یا با هم ترجیحا رودررو صحبت نکنیم، سکوت میان ما بسیار طولانی و خطرناک می‌شود، به‌نحوی‌که کارمندان دورکار ممکن است تعجب کنند که اساسا چگونه در حال انجام کار هستند.

تیم هاگن، مربیگری پیشرفت

۵- به تیم خود اعتماد کنید
اغلب مواقع، شرکت‌ها تمایل به پذیرش نیروی دورکار ندارند، زیرا یک عدم اطمینان در مورد اینکه آیا آن کار یا وظیفه در همان سطح که اگر در دفتر کارشان می‌بودند به اتمام می‌رسید یا خیر، وجود دارد. برای مقابله با این عقیده، دستورالعمل‌های کار از خانه را تنظیم کنید؛ از جمله اینکه ایمیل‌ها باید در کمتر از ۲۴ ساعت پاسخ داده شوند، از پیامک برای موارد فوری استفاده شود و هیچ تماس تلفنی‌ای در ساعات کاری برای اینکه اطمینان حاصل شود تا هم‌تیمی‌ها شبانه‌روزی کار نمی‌کنند گرفته نشود.

لاکیشا توملین، شرکت ثرایوینگ امبیشن

۶- احساس خودی‌بودن را تولید کنید

خیلی از اوقات، راحت‌تر است که کارکنان دورکار را به اولویت دوم منتقل کنید. می‌توان با جلسات مجازی و مشارکت کارکنان، بر این میل غلبه یافت. یک خط ارتباطی انحصاری در محل شرکت با کارکنان دورکار لحاظ کنید. آیا انتظار دارید که یک دوره شیب‌دار پردردسر وجود داشته باشد تا اطمینان حاصل شود که آن کارکنان پذیرفته شده‌اند؟ لورا دکارلو، مؤسسه بین‌المللی کارگردانان حرفه‌ای

۷- برای مأموریت، ارزش‌ها، نتایج و نقش، فیلتر تعیین کنید
کارکنان دورکار غالبا از تعامل انسانی معمول اداری دور می‌افتند، بنابراین، ارتباطات هدفمند بیشتر، بسیار بااهمیت است. به آن‌ها کمک کنید تا با انجام مأموریت، ارزش‌هایی را که واقعا برایشان مهم است دریابند و همچنین با نتایج حاصل از عشق آن‌ها به دیگران و نقش طبیعی آن‌ها در هر موقعیت، در شرایط متعادل روحی و فکری باقی بمانند. این باعث می‌شود که آن‌ها واقعا انگیزه پیدا کرده و با شما طولانی‌تر و مفیدتر کار کنند.

یوری کرومان، وب‌سایت مستر د. تاک

۸- ابتدا ابزار‌های قابل اطمینان داشته باشید
اگر کارمندان دورکار نمی‌توانند پرونده‌ها را دانلود کنند، در تماس کنفرانسی با مشکل صدا روبه‌رو می‌شوند و همواره مواقعی که هنوز خواب هستند، دعوت‌نامه‌های جلسات را دریافت می‌کنند، در واقع شما در توجه به ابزار‌های پایه‌ای شکست خورده‌اید. ابتدا برای دستیابی به امکان همکاری، روی ابزار‌های قابل اعتماد سرمایه‌گذاری کنید، سپس فرایند‌های شفاف و روشنی را برای استفاده از چنین ابزار‌هایی ایجاد کنید.

لیلا بولینگ تاون، گروه بولینگ تاون

۹- روی اهداف متمرکز شوید، نه بر فعالیت
این مهم است که انتظارات را مدیریت کنید و در هنگام جذب یک نیروی کار دورکار، روی اهداف متمرکز باشید. به اندازه آنچه انجام می‌شود نگران نباشید؛ در عوض، روی آنچه انجام می‌شود تمرکز کنید. اگر اهداف مدنظر ما برآورده می‌شود، عالی است. اگر این‌گونه نیست، باید بیشتر به وضع موجود بنگریم. همه چیز مربوط به دستاورد است، نه فعالیت.

دونالد هاتر، شرکت دونالد هاتر

۱۰- هدف‌دار باشید
یک نیروی کار دورکار به همراه اتمسفری از اشتغال و ارتباط هوشمند خلق کنید. در تهیه و جهت‌گیری کارکنان برای ایجاد فرهنگ دورکاری، هدفمند باشید. انتظارات روشنی را برقرار کنید. جلسه‌های تیمی را با مقاصد هدفمند و فرصت‌های مشارکت و همکاری از راه‌های گوناگون رقم بزنید. رفتار هدف‌دار یک کنش اساسی است، به‌ویژه هنگامی که ما به‌راحتی نمی‌توانیم افراد خود را ببینیم.

تونیالین وایلدهبر، مؤسسه کوریج پرکتیس

۱۱- یک استراتژی ارتباطی بیافرینید
مدیریت یک تیم مولد دورکار با استراتژی ارتباطات آغاز می‌شود. ابتدا، تعداد مناسب هفته‌های رسمی «گزارش» را ترتیب دهید. دوم، دستورالعمل‌های مربوط به نیاز‌های روزانه را تنظیم کنید. برخی از افراد با یک فهرست سؤالات و افکار، بهتر کار می‌کنند؛ در‌حالی‌که برخی دیگر ترفند‌ورزیدن را دوست دارند. درک آنچه ضروری است باعث می‌شود ناکارآمدی کاهش بیشتری یابد و فعالیت‌ها به بهره‌وری نهایی برسد.

دبورا گلدستین، مؤسسه دریون پروفشنالز

۱۲- از چندوظیفگی خودداری کنید
دریابید که چگونه از چندوظیفگی جلوگیری کنید. کنفرانس‌های ویدئویی به‌جای کنفرانس تلفنی به خوبی کار می‌کنند. افراد را ترغیب کنید که در حال‌و‌هوای کارکردن بمانند و تا آنجا که منطقی است، ایمیل بازی نکنند. ایمیل با «پاسخ به همه» می‌تواند در روند کار مشکل‌ساز باشد. این تمایل پاسخ جمعی دادن‌ها و... در اواخر هفته‌ها به اوج می‌رسد؛ زیرا کارکنان سعی می‌کنند کار‌های خود را هرجور که هست به اتمام برسانند. برای هرکسی که به آن احتیاج دارد، یادداشت بفرستید؛ اما در اوایل روز ارسال کنید!

مت نورکویست، شرکت لینکیج

۱۳- اهداف آن‌ها را با اهدافتان پیوند بزنید
جهان به‌سرعت از سمت نیروی کار ثابت به سمت نیروی کار علاقه‌مند به یادگیری و پیشرفت مهارت‌ها، در حال تغییر و جابه‌جایی است. کار به مدت ۳۰ سال برای همان شرکت، راه حماقت را پیمودن است. من به یادگیری و اهداف زندگی افراد تیمم توجه شخصی می‌دهم و در جلسات ما غالبا لحظه‌ای کوتاه طول می‌کشد تا علایق‌شان با اهداف شرکت من همسو شود. وظایف و عملکرد در اولویت بسیار بالاتر باقی می‌مانند.

تینا دیتز، اسمارت سامتینگ کریتیو بیزینس سلوشنز

۱۴- برای ایجاد گروه از فناوری استفاده کنید
ایجاد گروه برای توسعه نیروی کار دورکار بسیار مهم است. از فناوری برای ایجاد فضا‌های اختصاصی برای جشن روز‌های خاص (به‌عنوان مثال روز‌های تولد)، نقاط عطف شرکت (به‌عنوان مثال ماه‌ها یا سال‌های خدمت) و همچنین شناخت گروه استفاده کنید. هدفمند‌بودن در ایجاد گروه به ایجاد یک فرهنگ شرکتی که الهام‌بخش ارتباط میان کارکنان و نیز شرکت باشد کمک می‌کند که می‌تواند منجر به افزایش بهره‌وری نیز شود.

تی سی کوپر، شرکت آپوارد اکشن

۱۵- روابط نزدیک بسازید
به وسیله گفتگو درباره خانواده، مشترکات و عقاید مرسوم و مقبول، با آن‌ها همدردی و از آن‌ها قدردانی کنید. تا پایان دوره مدیریت، برای سرمایه‌گذاری در روابط با کارکنان دورکار، مرتب به صورت روزانه از ابزار‌های همکاری، اسناد مشترک، تماس‌های تلفنی، گپ و... بهره ببرید. با کمک به افراد جهت رسیدن به اهدافشان، به آن‌ها نشان دهید شما بیشتر از آنکه به پیشروی و اعداد آن‌ها کار داشته باشید، پشتیبان موفقیت آن‌ها هستید.

لوئيس کارتر، بي‌پي‌آي