مدیریت زمان در ۵ گام

مدیریت زمان دغدغه‌ی روزمره‌ی همه‌ی ما است. چیزهای با ارزش زیادی در زمان ما وجود دارد ولی فکر می‌کنیم با وجود این کمبود وقت نمی‌توانیم زمان بیشتری پیدا کنیم. به بیان دیگر؛ یافتن زمانی از زمان‌های موجود که به کیفیت کارایی ما کمک کند بسیار ارزشمند است.

در این جا چندین راه برای چگونگی استفاده از کیفیت زمان به جای مدیریت زمان ارائه می‌کنیم.

آیا شما نیز در روزهای تعطیل هم‌چنان در حال کار کردن هستید؟ من که همیشه اینطور بوده‌ام و به همین دلیل پس از نگاهی به لیست بی‌انتهای کارهایم و زمان محدودی که برای انجام آنها در اختیار داشتم، شروع به جست‌وجو در اینترنت کردم، و در گوگل، "مدیریت زمان" را جست‌وجو کردم تا شاید راه‌حلی برای این مشکل دایمی یافته باشم!

حاصل این جست‌وجو ۱،۶۱۰،۰۰۰،۰۰۰ نتیجه بود. خیلی واضح است که بیشتر ما به دنبال راه‌هایی برای مدیریت بهتر زمان هستیم. با خواندن چند نکته، دریافتم که وسواس ما در مدیریت تقویم‌ کارهایمان در واقع حاصل از این است که تقویم‌هایمان، ما را مدیریت می‌کنند نه ما آنها را! فهمیدم که این تفکر؛ که همیشه کمبود وقت دارم، درواقع مرا از رسیدن به جایگاه یک مدیر موثر باز می‌دارد.

بسیاری از ما به ذهنیتی چسبیده‌ایم که؛ چطور زمان‌مان را مدیریت کنیم تا چگونگی پیشرفت و کارایی در زندگی را برای ما تعیین کند. در اینجا چیزی را که گم کرده‌ایم، خواهیم یافت.

فیلسوفان یونانی دو جنبه برای زمان تعریف می‌کنند: کرونوس( گاه‌شماری یا تقویم زمانی) و کایروس( همیشه بیانگر "زمان حال" است). کایروس در ویکی‌پدیا این‌گونه تعریف می‌شود: "لحظه در حال عبوری که درآن موقعیتی پیدا می‌شود که اگر بخواهیم موفقیتی به‌دست آید، باید به اجبار از آن استفاده کرد."

چیزهای با ارزش زیادی در زمان ما وجود دارد ولی فکر می‌کنیم با وجود این کمبود وقت نمی‌توانیم زمان بیشتری پیدا کنیم. به بیان دیگر؛ یافتن زمانی از زمان‌های موجود که به کیفیت کارایی ما کمک کند بسیار ارزشمند است. در این جا چندین راه برای چگونگی استفاده از کیفیت زمان به جای مدیریت زمان ارائه می‌کنیم:

۱.مدیریت ارتباطات

تمرکز ما برای رسیدن به قرار ملاقات بعدی یا وظیفه‌ای که در لیست کارهایمان است، ما را از ارتباط واقعی با دیگری باز می‌دارد. روابطی که درحال‌حاضر با افراد ( هم‌تیمی‌ها، خریداران، یا روسا) داریم، به ما این امکان را می‌دهد تا در سطحی عمیق‌تر به انگیزه‌های این افراد بپیوندیم. قابلیت ما برای ایجاد ارتباط و تاثیر بر دیگران از رهبری ما ناشی می‌شود.

۲.مدیریت استرس

عجله و شتاب ما برای انجام کارهایمان باعث تولید استرس در ما می‌شود و همواره استرس ما به دیگران سرایت می‌کند. بهترین تصمیمات، زمانی گرفته می‌شوند که در زمان حال، میزان استرس‌مان را کنترل کنیم. بزرگترین خلاقیت، زمانی اتفاق می‌افتد که محیط، در عوض آنکه تنش‌زا باشد، حمایت‌زا باشد. به عنوان یک مدیر، این مسئولیت ما است که چنین محیطی را ایجاد کنیم.

۳.مدیریت تمرکز

ما فکر می‌کنیم که چون کارهای بسیاری داریم، باید چندکار را به طور همزمان انجام دهیم. اینطور نیست. تحقیقات بسیاری نشان داده‌اند که چندکاری[۴](چند وظیفه بودن) به میزان استرس ما می‌افزاید. هم‌چنین تحقیقات نشان می‌دهند که متمرکز شدن روی یک وظیفه، بدون مشغولیت ذهنی، سهم بزرگی در شاد بودن دارد.

۴.مدیریت گوش دادن

اغلب وقتی به دیگران گوش می‌دهیم، یا داریم در دل خود گفت‌وگو می‌کنیم، یا منتظریم که پس از وی حرف بزنیم. بخاطر گذشت زمان ذهنیت‌ها هم در حال پیشی گرفتن از یکدیگرند، بنابراین توانایی گوش‌سپردن به افراد و هم‌دلی با آنان توصیه می‌شود. وقتی که خوب گوش می‌دهیم، دیگران هم خوب حرف می‌زنند. بهترین تصمیمات وقتی اتخاذ می‌شوند که تمام دیدگاه‌ها شنیده شوند.

۵.مدیریت دیدگاه

دیدگاه‌های ما، جایگاهی را که ما در آن تصمیم‌ گرفته و عمل می‌کنیم، نمایان می‌کنند. دیدگاه ما حقیقت درونی ما است، این ضرورتاً به معنای اصل "حقیقت " نیست و اغلب از تجارب گذشته می‌آید. حال باید دید آیا به اندازه کافی آمادگی دارید که در زمان حال به فرصت‌هایی بنگرید تا دیدگاه‌تان را به سمت نظرات بهتری تغییر دهد؟

بنابراین، پس از خواندن این متن به این نتیجه دست می‌یابیم که برای مدیریت زمان ابتدا باید به چگونگی و کیفیت بهره‌برداری از زمانی که در اختیار داریم بپردازیم. به این ترتیب به یک مدیر بهتر در خانه و نیز محل کارمان تبدیل می‌شویم.

ترجمه ای از فوربس
منبع: بازده