سند رسمی چیست و چه ویژگی‌هایی دارد؟

سند رسمی چیست و چه ویژگی‌هایی دارد؟

در تعریف سند رسمی قانونگذار اینگونه تعریف کرده است که اسنادي که در اداره‌ ثبت اسناد و املاک يا دفاتر اسناد رسمي يا در نزد ساير مأموران رسمي در حدود صلاحيت آنها بر طبق مقررات قانوني تنظيم شده باشند، رسمي است.
کد خبر: ۶۸۸۲۷
بازدید : ۱۵۰۵
۲۰ آذر ۱۳۹۸ - ۱۵:۱۸
سند رسمی چیست و چه ویژگی‌هایی دارد؟
 

فرادید- سند نوشته‌ای است که در مقام دعوا قابل استناد باشد. به زبان ساده‌تر، سند نوشته‌ای است که هم شخص خواهان و هم خوانده برای اثبات ادعای خود در محکمه استفاده می‌کنند.

 
تعریفی که قانون مدنی از سند ارائه داده، عبارت است از هر نوشته‌ای که در مقام دعوا یا دفاع قابل استناد باشد. با ملاحظه در تعریف قانونی، درمی‌یابیم که رکن اصلی سند، کتبی بودن آن است.

براساس تعریف فوق تمام مواردی که به صورت مکتوب در نیامده باشند از تعریف خارج می‌گردند بنابراین فیلم، صدای ضبط شده و عکس سند محسوب نمی‌گردند، اما به عنوان اماره قضایی برای اثبات ادعا یا دفاع قابل استفاده هستند.

توجه به این نکته ضروری است که عکس مطلب فوق را نمی‌توان صادق دانست به گونه‌ای که گفته شود هر نوشته‌ای مکتوبی سند است بلکه باید شرایطی وجود داشته باشد تا یک نوشته سند تلقی گردد.

آنچه یک نوشته را سند می‌کند این است که در مقام دعوا یا دفاع قابل استناد باشد اگر نوشته‌ای فاقد این وصف باشد سند محسوب نمی‌شود.

نوشته قابل استناد نوشته‌ای است که غالباً از طرف اصحاب دعوا یا یکی از آن‌ها صادر و تنظیم شده باشد و دارای امضاء، اثر انگشت و یا مهر شخصی باشد که سند به او نسبت داده می‌شود.

انواع سند
اسناد مطابق با قانون مدنی بر دو قسم هستند. غالب اسنادی که میان دو نفر تنظیم می‌شوند اسناد عادی هستند چرا که در تعریف و قالب اسناد رسمی نمی‌گنجند. مثلا ممکن است شما برای خرید کالایی به یک فروشگاه بروید و مبلغی را به عنوان بیعانه پرداخت کنید و درمقابل رسیدی بگیرید که این رسید یک سند عادی است.

مواردی از قبیل: چک، سفته، مبایعه نامه، اجاره نامه، وصیت نامه خود نوشت سند عادی هستند، زیرا هیچ مامور رسمی در تنظیم آن‌ها دخالت نداشته است.

مطابق مقررات قانون مدنی، سند رسمی سه قسم است: نخست، اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک تنظیم می‌شوند؛ دوم، اسنادی که در دفاتر اسناد رسمی تنظیم می‌شوند؛ سوم، اسنادی که نزد ماموران دولتی و در حدود صلاحیت آن‌ها و طبق مقررات قانونی تنظیم شده است. اسناد رسمی منحصر در همین سه دسته هستند و هر سندی جز این سه قسم، سند عادی محسوب می‌شود.
 
سند رسمی چیست و چه ویژگی‌هایی دارد؟

مهمترین مزایای اسناد رسمی
مهم‌ترین تفاوت اسناد عادی و رسمی در این است که نسبت به اصالت سند عادی یا به عبارتی، اصالت امضای این نوع سند می‌توان «ادعای انکار» و یا «تردید» کرد، اما در مورد اسناد رسمی به دلیل اعتبار امضای شخص که در ذیل اسناد رسمی وجود دارد، نمی‌توان در مورد آن، مدعی انکار یا تردید شد و صرفاً نسبت به اسناد رسمی، می‌توان ادعای جعل مطرح کرد.
 
به طور مثال ممکن است فرد مدعی شود که شخصی غیر از فرد اصلی، ذیل سند رسمی را امضا کرده یا دفتردار تخلف کرده و بدون حضور فرد در دفترخانه، امضای او را اخذ کرده است.

برخلاف سند رسمی، هیچ یک از مراجع رسمی، اصالت امضای ذیل اسناد عادی را تأیید نکرده‌اند و به همین دلیل است که فرد می‌تواند نسبت به این موضوع که امضا متعلق و منتسب به شخص مقابل اوست یا نه، ادعای انکار یا تردید کند.
 
منظور از «ادعای انکار» این است که امضاکننده سند نمی‌تواند امضای منتسب به خود را انکار کند. منظور از «تردید به سند» هم این است که وراث امضاکننده سند نمی‌توانند درباره انتساب امضا به مورث خود تردید کنند.
 
یکی دیگر از مشکلات عمده اسناد عادی این است که فرد تکیه بر سندی دارد که نزد دولت هیچ اعتباری ندارد. برای اعتبار دادن به یک سند عادی باید فرد به محکمه یا دادگاه مراجعه کند و حکمی در جهت اعتبار آن بگیرد. 
 
تاریخ تنظیم سند رسمی نه تنها نسبت به طرفین معامله بلکه نسبت به سایر اشخاص نیز دارای اعتبار است بنابراین اگر الف؛ و ب. با سند رسمی اتومبیلی را معامله کنند و سپس الف. با سند عادی به تاریخ قبل یا بعد از آن با دیگری همان اتومبیل را معامله کند تاریخ سند رسمی نسبت به این شخص ثالث نیز معتبر است و نمی‌توان با استناد به سند عادی اتومبیل را از مالکیت ب. خارج کرد.

اسناد رسمی نسبت به تعهدات مندرج موجود در آن‌ها لازم الاجرا هستند اسنادی که برای اجرای مفاد آن‌ها علاوه بر رجوع به دادگاه و اقامه دعوا می‌توان به صرف مراجعه به اداره ثبت اسناد نیز اجرای آن‌ها را درخواست کرد اسناد لازم الاجرا تلقی می‌گردند.
بیشتر بخوانید:
چک و سفته در حکم سند رسمی لازم‌الاجرا
همان‌طور که پیشتر اشاره شد چک و سفته از جمله اسناد عادی هستند. زیرا تنظیم آنها توسط اشخاصي صورت می‌گیرد که مامور رسمی نیستند و صرف چاپی بودن یک نوشته یا تایپ آن در سربرگ‌های آرم‌دار مانند آنچه که توسط بنگاه‌ها، آژانس‌های املاک یا فروش اتومبیل صورت می‌گیرد، موجب رسمی شدن یک سند نمی‌شود.

در این میان قانونگذار برای حمایت از حقوق مالی اشخاص برای چک و سفته استثنایی قایل شده و برای این اسناد، اعتبار اسناد رسمی را قایل شده است که اصطلاحاً به این اسناد، «اسناد در حکم سند لازم‌الاجرا» گفته می‌شود.
 
در حقیقت اگرچه چک، سند عادی است، اما بر اساس ماده دو قانون صدور چک، قانونگذار از لحاظ اجرایی، اعتبار اسناد لازم‌الاجرا را به آن داده است. به این معنا که می‌توان چک را به طور مستقیم به دایره اجرای اسناد لازم‌الاجرا در اداره ثبت ارایه و تقاضای صدور اجراییه را مطرح کرد.

البته باید به این نکته نیز تاکید کرد که چک صرفاً از لحاظ قابلیت اجرایی، مزایای سند رسمی را دارد، اما فاقد اعتبار سایر اسناد رسمی است و می‌توان نسبت به آن ادعای انکار و تردید کرد. همچنین در صورت مفقود شدن، مانند سایر اسناد عادی، رونوشتی از آن وجود دارد.
 
قولنامه سند رسمی است یا عادی؟
قراردادی که تحت عنوان قولنامه در بنگاه‌های معاملاتی یا بیرون از آنجا تنظیم می‌شود، سندی عادی است و به همین دلیل طرفین (خریدار و فروشنده) باید نهایت دقت را در تنظیم آن داشته باشند تا بعد‌ها دچار مشکل نشوند.
 
در واقع وقتی سند عادی تنظیم می‌شود فقط فروشنده و خریدار ملزم به رعایت مندرجات آن هستند. دولت آن را معتبر نمی‌شناسد و هیچ اعتباری به آنها نمی‌دهد.
 
سند رسمی هیچ‌گاه مفقود نمی‌شود!
یکی دیگر از مزایای اسناد رسمی نسبت به اسناد عادی این است که همواره رونوشت و سابقه‌ای از اسناد رسمی در دفاتر اسناد رسمی موجود است و به همین دلیل امکان مفقود شدن این اسناد وجود ندارد.

این موضوع امنیت خاطر بیشتری برای صاحب سند رسمی ایجاد می‌کند و همواره این اطمینان را دارد که هیچ‌گاه این سند از بین نمی‌ر‌ود. اما اسناد عادی ممکن است مفقود شود و به دلیل آنکه معمولاً رونوشتی از آن موجود نیست، اثبات وجود چنین سندی بسیار دشوار خواهد بود.

رونوشت سند رسمی
گاهی ممکن است به یک سند رسمی که در دفتر اسناد رسمی تنظیم شده است دسترسی نباشد یا آن که آن سند مفقود شده باشد در این صورت شخص می‌تواند به دفتر خانه محل تنظیم سند مزبور مراجعه کند و از آن سند رونوشت تهیه کند. دفتر خانه مزبور مفاد آن سند رسمی را در یک یا چند برگ درج می‌کند و مطابقت آن را با ثبت دفتر گواهی می‌کند.

به موجب ماده ۷۴ قانون ثبت چنین رونوشتی به منزله اصل سند است مگر آن که عدم مطابقت آن با ثبت دفتر اثبات شود بنابراین در صورت ارائه رونوشت سند رسمی، نیاز به ارائه اصل سند نیست.

در سایر موارد رونوشت یک سند، ارزش اصل سند را ندارد و در صورت انکار، تردید یا ادعای جعل باید اصل سند ارائه شود حتی اگر دفاتر دادگاه‌ها یا دفاتر اسناد رسمی مطابقت آن رونوشت را با اصل گواهی کرده باشند.
ارسال نظرات
نام:
ایمیل:
* نظر:
نگاه