دنیا بدون دفتر کار امکان دارد؟

هر گاه پیوند با ویژگی‌های دوران دیجیتال دشوار شود، سه اصل می‌تواند به ما کمک کند. بهترین مکان برای کار کجاست؟ شاید ۲۵ سال پیش یک دفتر پرزرق و برق با ناهارخوری کاملا مجهز برای کارمندی که همیشه در آن مشغول به کار بود، بهترین مکان به‌شمار می‌رفت. امروزه این دفتر کوچک شده و دوران دیجیتال، تحرک را به یکی از ویژگی‌های مورد نیاز برای تعیین پاداش کارکنان امروزی تبدیل کرده است.

متولدان نسل انفجار جمعیت، نسل ایکس، نسل هزاره و حتی نسل زد، خود را متعلق به دوران موبایل می‌دانند. ایجاد ارتباط با دوران دیجیتال با استفاده از لپ‌تاپ یا گوشی موبایل مهم‌ترین عنصر زندگی شغلی آن‌ها است.

در نتیجه، دفتر کاری که می‌شناسیم رفته رفته ناپدید می‌شود. کسانی که در راس امور منابع انسانی قرار دارند، باید کارکنان را تشویق کنند که با آغوش باز از فرصت‌های دیجیتال استقبال کنند و به اثرات آن واکنش نشان دهند.

در پژوهش‌های جدید نگارنده مقاله درباره کارگران دوران دیجیتال، مشاهده شد که آشفتگی‌های ناشی از استقبال از فناوری، چالش‌های قابل‌توجه مشابهی را برای مدیران و کارکنان به همراه دارد. مدتی است که مردم مجبور نیستند برای اثبات حضور خود، پشت میز تحریر کارکنند.

در عوض، آن‌ها با مجموعه ابزار‌ها و زیرساخت‌هایی مهار شده‌اند که اگرچه توسط انسان طراحی شده، ولی نمی‌توانند جایگزین انسان باشند. فناوری هوشمند بیشتر شبیه فردی است که به همراه وسایل خود در اتاق کار حضور دارد. ولی نباید با یک انسان دیگر اشتباه گرفته شود.

پژوهش نگارنده نشان داد که افراد عموما در بیش از ۷۵ درصد از زمان کار روزانه، دست‌کم با سه دستگاه کار می‌کنند. شاید هم بیشتر. به گفته یکی از پژوهشگران «به‌طور کلی، مردم کاری که توسط ابزارهایشان به آن‌ها دیکته شده را انجام می‌دهند؛ و هیچ کدام از ابزار‌های اداری مربوط به دوران مشارکتی کنونی، واقعا تفکر درست را ترغیب نمی‌کند.

برای ایجاد دنیایی بدون دفتر کار به مجموعه جدیدی از مهارت‌های حیاتی دیجیتال نیاز است که از زوال و خستگی مفرط (burnout) پیشگیری کند. پژوهش‌های جدید که به‌تازگی در استرالیا انجام شده، نشان می‌دهد که زوال می‌تواند غیبت را ۳۷ درصد و حوادث محیط کار را ۵۰ درصد افزایش دهد. برای کاهش استرس‌های مربوط به این موضوع، نگارنده سه اصل راهنما را شناسایی کرده است.

۱- سادگی
اصل طراحی نظامی کی آی اس اس (KISS) مربوط به دهه ۵۰ میلادی را به یاد می‌آوریم که مفهومش این‌گونه بود: «سادگی را رعایت کن، ابله.» ۱ از یاد برده‌ایم که تا چه اندازه به سادگی علاقه داریم. امروز دوباره در چشم‌انداز دیجیتال، پذیرش سادگی یکی از سریع‌ترین روش‌های سرنوشت‌ساز برای غلبه بر امور است.

با تمرکز بر موضوع، به جای آنکه گرفتار گفتگو‌های گروهی شوید، مستقیم تماس بگیرید و گوشی را بردارید و با فرد موردنظر صحبت کنید یا برایش پیامک بفرستید. اگر در پست مدیریتی فعالیت می‌کنید، سیستم‌های گزارش‌دهی پیچیده‌ای که باید مورد استفاده تیمتان قرار گیرد را بررسی کنید تا اطمینان یابید که کیفیت ارتباط چهره به چهره و مکالمه صوتی برای آن‌ها در نظر گرفته شده باشد.

انسان کار‌ها را به‌صورت مستقیم و به سادگی انجام می‌دهد. به فناوری اجازه ندهید که به عاملی برای پیچیده‌سازی امور تبدیل شود.

۲- فردگرایی
فناوری باید همه چیز را به فرآیندی گمنام و الگوریتمی تبدیل کند. راه‌های فراوانی برای این کار وجود دارد، ولی انسان، ماشین نیست. گنجاندن عادت‌ها و سلیقه‌های افراد در برنامه‌های کامپیوتری دشوار است. برای تنظیم فرآیند کار با پروژه و افراد ذی‌ربط به بررسی‌ها و ریزه کاری‌هایی نیاز است. برای دستیابی به نتیجه درست، به جای اجرای طرح در کل سازمان یا به جای آنکه پروژه‌ای همسان برای تمام بخش‌ها به اجرا درآید، اغلب بهتر است کار با پروژه‌های آزمایشی کوچک (پایلوت) آغاز شود.

در حوزه سلامت، تحقیقات فزاینده‌ای درباره رژیم غذایی فردی در جریان است. در حوزه کار هم باید قواعد مشابهی مورد توجه قرار گیرد. استاندارد‌سازی نکنید، شخصی‌سازی کنید!

۳- شبکه‌ها
با توجه به شبکه‌های رسانه‌های اجتماعی که در فرهنگ کسب‌و‌کار جا گرفته، باید اهمیت ارتباط چهره به چهره را به یاد داشته باشیم. پژوهش‌ها نشان می‌دهند که برای انجام امور، تاثیر ارتباطات چهره به چهره چهار برابر تاثیر ایمیل است. ایمیل خیلی شبیه رفت و برگشت توپ تنیس از روی تور است که اغلب تاکنون کمتر رخ داده که به ضربه برنده منجر شود.

در محیط‌های کاری دیجیتال، لازم است اعضای تیم‌ها فرصت‌های ارتباط فردی داشته باشند و فریلنسر‌ها و اعضا بتوانند با یکدیگر دیدار کنند. چارلز هندی استاد رفتار سازمانی دانشکده کسب‌و‌کار لندن نیز با اشاره به پژوهش‌های هرمینیا ابرا می‌گوید که شبکه‌سازی فردی، مهارتی است که افراد می‌توانند یاد بگیرند و از آن بهره برند؛ و به‌ویژه برای کسانی که فریلنس بودن را برگزیده‌اند خیلی مهم است.

در دنیایی که به‌طور فزاینده رو به پیچیدگی است، باید کارآیی واقعی نظام‌های فناوری را بررسی کنیم. نظام‌هایی که قرار است ما را برای بهره‌وری بیشتر توانمند سازند. باید به این نکته توجه داشت که برخورداری از مهارت‌هایی که اثرات منفی فناوری بیش از حد را کاهش دهد، به اندازه توانایی لازم برای انجام اقدامات زیست محیطی مربوط به رفع آلودگی هوا، اهمیت دارد.

دسترسی به اطلاعاتی که روی فضای ابری یا به‌صورت آنلاین نگهداری می‌شوند، هنوز توسط انسان و برای انسانی دیگر انجام می‌گیرد. ما باید با دقت و به‌خصوص، در محیط‌های کاری که تحت سلطه فناوری دیجیتال قراردارند محکم گام برداریم. ما برای بقا به فناوری نیازمندیم، ولی به ابزار‌های لازم برای بقای فناوری نیز نیازداریم.

منبع: Strategy+Business
ترجمه: علی پورقاسمی

پاورقی
۱- Keep It Simple, Stupid